دروس الوحدة الخامسة : Microsoft Access ( قواعد البيانات )

[دفا المشاعر]

,
,

اللهم صلي على محمد وعلى آله وصحبه أجمعين

هذهـ الدروس خاصة لغرابيل فقط ولأعضائها الكرام ولزوّارها ,, لكل من يستنفع منها ,, نرجوا من العلي القدير أن تكون خالصة لوجهة الكريم ولن نطلب سواه ,, فمن وجد الفائدة منها فلا تنسونا من الدعاء بظهر الغيب ,, علماً بأن هذهـ الدروس جهد مني ومن الأخت ناعمة ,,

بسم الله نبدأ

[ الدرس الأول : تشغيل البرنامج وأقسام الشاشة الرئيسية وإنشاء / إغلاق / فتح قاعدة البيانات ]

1- قواعد البيانات : هي عبارة عن ملفات خاصّة تضم عدد كبير من البيانات والسجلات الخاصّة بموضوع معيّن مثل : ( قاعدة بيانات الموظفين ، قاعدة بيانات الطلاب ... ) وقد يصل عدد السجلات إلى الآلاف ، ويتم إنشاء هذه الملفات باستخدام برامج متخصصة تتيح وضع شروط إدخال السجلات وتحديد أنواعها ومنها برامج ( قواعد البيانات Microsoft Access ) ويتم تشغيل البرنامج ، بإتباع الخطوات التالية :



1) انقر زر ( ابدأ ) .
2) ثبّت الفأرة على خيار ( كافّة البرامج ) .
3) ثبّت الفأرة على مجلّد ( Microsoft Office ) .
4) انقر على أيقونة برنامج ( Microsoft Access 2003) .

2- ستظهر مباشرة الشاشة الرئيسية للبرنامج والموضّحة بالشكل التالي :



3- تنقسم الشاشة الرئيسية للبرنامج إلى الأقسام الموضّحة بالشكل التالي :



1) شريط عنوان البرنامج .
2) شريط القوائم .
3) شريط الأدوات .
4) جزء المهام .
5) شريط المعلومات .

• إنشاء قاعدة البيانات :

لإنشاء قاعدة بيانات جديدة على البرنامج ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على خيار ( قاعدة بيانات فارغة ) على جزء المهام ، ليظهر مباشرة مربع حوار الملفات والموضّح بالشكل التالي :



2- ابدأ بالعمل على مربع حوار حفظ الملفات كما هو موضّح بالشكل التالي :



1) اختر الموقع الذي تُريد حفظ ملف قاعدة البيانات فيه على الجهاز من مستطيل ( حفظ في ) أو بالنقر على أيقونات شريط الاختصار .
2) اكتب الاسم المطلوب للملف .
3) انقر زر ( إنشـاء ) .

3- ستظهر مباشرة الشاشة الرئيسية لقاعدة البيانات المُنشأة كما هو موضّح بالشكل المجاور :



4- تستطيع أن تكبّر نافذة قاعدة البيانات لتملأ الشاشة أو تصغّرها ..

5- تنقسم الشاشة الرئيسية لقاعدة البيانات المُنشأة إلى الأقسام الموضّحة بالشكل التالي :



1) شريط أدوات قاعدة البيانات .
2) عناصر / مكوّنات قاعدة البيانات ( جداول ، نماذج ، تقارير ، استعلامات ) .
3) قائمة المكوّنات ( الجداول ، النماذج .... ) التي تم إنشاؤها على قاعدة البيانات .

• إغلاق قاعدة البيانات :

1- لإغلاق قاعدة البيانات المفتوحة على البرنامج : اضغط على مفتاحي ( Ctrl + W ) من لوحة المفاتيح لتظهر الشاشة الرئيسية للبرنامج دون وجود أي قاعدة بيانات مفتوح عليها كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- لإغلاق كامل برنامج ( قواعد البيانات ) : اضغط على مفتاحي ( Alt + F4 ) .

• فتح قاعدة البيانات :

لفتح قاعدة بيانات على شاشة البرنامج ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- اضغط على مفتاحي ( Ctrl + O ) من لوحة المفاتيح ، ليظهر مربع حوار فتح الملفات الموضّح بالشكل التالي :



2- ابدأ بالعمل على مربع حوار فتح الملفات كما هو موضّح بالشكل التالي :



1) اختر الموقع الذي تُريد فتح ملف قاعدة البيانات منه على الجهاز من مستطيل ( بحث في ) أو بالنقر على أيقونات شريط الاختصار .
2) انقر على الملف المطلوب من القائمة .
3) انقر زر ( فتح ) .

3- ستظهر مباشرة الشاشة الرئيسية لقاعدة البيانات المُختارة بما تحتويها من كائنات مُنشأة كما هو موضّح بالشكل التالي :



ملحوظــة :

برنامج ( قواعد البيانات ) هو البرنامج الوحيـد من مجموعة البرامج المكتبية الذي يطلب حفظ الملفات قبل بدء العمل عليها .

[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس الثاني : تصميم / إنشاء جداول قاعدة البيانات ]

الجداول : هي البنية الأساسية لقاعدة البيانات والمحور الذي ينطلق / يعتمد عليه بقيّة مكونات قاعدة البيانات ( الاستعلامات ، النماذج ، التقارير .... ) كما أن كل أنواع البيانات : ( تاريخ ، نص ، رقم ... ) وشروط إدخال البيانات يتم تحديدها من خلال تصميم الجداول .

ولإنشاء جدول قاعدة البيانات ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على خيار ( جداول ) على قائمة كائنات قاعدة البيانات ، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خيار ( إنشاء جدول في طريقة عرض التصميم ) على قائمة الكائنات المُنشأة كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- ستظهر مباشرة الشاشة الرئيسية لتصميم الجدول والمكوّنة من الأقسام الموضّحة بالشكل التالي :



1) عمود ( اسم الحقل ) : يتم فيه كتابة الحقول والتي ستظهر كعناوين لأعمدة الجدول .
2) عمود ( نوع البيانات ) : يتم بواسطته تحديد نوع مُدخلات الحقول ( تاريخ / وقت / نص / رقم ..... ) .
3) عمود ( الوصف ) : يتم فيه كتابة إرشادات / تعليمات لطريقة الإدخال في أعمدة الجدول .

3- ابدأ مباشرة بكتابة الحقول المطلوبة للجدول ، كما هو موضّح بالشكل التالي :



ملحوظة :

لاحظ أن نوع البيانات الافتراضي الذي يظهر لكل حقل يتم كتابته هو ( نص ) إلى أن يتم تغييرهـ / تبديله بنوع آخر .

/

4- بعد الانتهاء من كتابة أسماء الحقول الخاصّة بالجدول الجاري إنشاؤهـ ابدأ بتحديد نوع البيانات الخاص بكل حقل بالنقر على مستطيل ( نوع البيانات ) الخاص بالحقل ، ثم النقر على السهم الذي يظهر يسار المستطيل لتظهر قائمة بأنواع البيانات المُتاحة كما هو موضّح بالشكل التالي :



5- اختر نوع بيانات الحقول كما هو موضّح بالشكل التالي :



{ أهم أنواع البيانات واستخداماتها } :

1- نص : يُستخدم للحقول التي ستكون مُدخلاتها حروف أو أرقام لا تدخل في عمليات حسابية .
2- ترقيم تلقائي : يُستخدم لإدراج رقم جديد تلقائياً لكل سجل يُضاف إلى جدول قاعدة البيانات وغالباً ما يُستخدم كمرجع مثل : ( رقم الموظف ، رقم الطالب .... ) .
3- تاريخ / وقت : يُستخدم للحقول التي ستكون مُدخلاتها تواريخ أو وقت مثل : ( تاريخ الميلاد ، وقت الحضور / الإنصراف .... ) .
4- رقم / عُملة : يُستخدم للحقول التي ستدخل في عمليات حسابية مثل : ( المبلغ المتبقي ، الكمية المتبقية ) غير أن خيار ( العملة ) يضيف رمز عملة البلد بجانب الرقم .
5- نعم / لا : يُستخدم للحقول التي تدل على خيارين إما بالصواب أو الخطأ مثل : ( متزوج ، ناجح .... ) .
6- مُذكرة : يُستخدم للحقول التي تتطلب كتابة نص طويل يزيد عن 50 حرف مثلاً .

• تعيين مُفتاح الأساس :

مُفتاح الأساس : هو عبارة عن مفتاح يُستخدم لتنظيم سجلات الجداول ، كما يُستخدم للتفريق بين سجلات الجدول المتشابهة ( لها نفس البيانات ) ويسهل الوصول إلى بيانات معينة عند طلب البحث عنها .

ويتم تعيين مُفتاح الأساس الخاص بالجدول بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على مستطيل ( اسم الحقل ) الذي تريد تعيينه كمفتاح أساس للجدول ، ثم انقر على زر ( مُفتاح الأساس ) على شريط الأدوات كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- لاحظ ظهور رمز ( مفتاح ) أمام الحقل ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس الثالث : حفظ تصميم الجدول وعرض صفحة البيانات ]

• حفظ الجدول :

لابد من حفظ الجدول بعد تصميم حقوله ونوع بياناتها وذلك لكي تتمكن من تعبئة سجلات الجدول أو الرجوع إلى تصميمه في أي وقت ، ويتم حفظ الجدول بإتباع الخطوات التالية :

1- اضغط على مفتاحي ( Ctrl + S ) ليظهر مباشرة مربع حوار الحفظ والموضّح بالشكل التالي :



2- اكتب الاسم المطلوب للجدول ، ثم انقر زر ( موافق ) ليتم حفظه مباشرة وظهور اسمه على شريط عنوان البرنامج كما هو موضّح بالشكل التالي :





• إغلاق الجدول وإعادة فتحه :

1- لإغلاق الجدول الذي قمت بتصميمه / إنشاؤهـ ، قم بإتباع الخطوات التالية :

اضغط على مفتاحي ( Ctrl + W ) لتعود مباشرة إلى لوحة التبديل الخاصة بقاعدة البيانات المفتوحة ولاحظ وجود اسم الجدول الذي تم حفظه على قائمة كائنات الجداول كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- لفتح الجدول في عرض / وضع التصميم مرة أخرى :

انقر على اسم الجدول على قائمة الجداول ثم انقر على زر ( تصميم ) على شريط أدوات قائمة البيانات ليتم عرض تصميم الجدول كما هو موضّح بالأشكال التالية :





• التبديل بين ( عرض صفحة البيانات ) و ( عرض التصميم ) للجدول :

الشاشة التي يتم فيها تصميم الجدول والمستخدمة في الخطوات والدروس السابقة تُسمى ( عرض التصميم ) أو الشاشة التي تستخدم لإدخال سجلات / بيانات الحقول على الجدول تسمى ( عرض صفحة البيانات ) ويتم عرض ( صفحة البيانات ) بإتباع إحدى الطرق التالية :

الطريقة الأولى :

أثناء تواجدك في ( عرض تصميم الجدول ) ، انقر على زر ( عرض صفحة البيانات ) ليتم التحول إلى شاشة تعبئة سجلات الجدول ، كما هو موضّح بالأشكال التالية :





الطريقة الثانية :

من شاشة تبديل قاعدة البيانات انقر نقراً مزدوجاً على اسم الجدول الذي تريد عرض صفحة بياناته ليتم مباشرة فتح شاشة تعبئة سجلاته ، كما هو موضّح بالأشكال التالية :





- للعودة من ( عرض صفحة البيانات ) إلى ( عرض التصميم ) :

انقر على زر ( عرض التصميم ) على شريط أدوات الجدول ليتم عرض تصميم الجدول كما هو موضّح بالأشكال التالية :




- للعودة من ( عرض صفحة البيانات ) إلى شاشة تبديل قاعدة البيانات :

اضغط على مفتاح ( Ctrl + W ) ليتم مباشرة إغلاق الجدول والعودة إلى الشاشة الرئيسية لقاعدة البيانات ( شاشة التبديل ) كما هو موضّح بالأشكال التالية :





• تعبئة سجلات / بيانات الجدول :

للبدء في تعبئة بيانات / سجلات جدول قاعدة البيانات الذي قمت بإنشائه ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- انتقل إلى ( عرض صفحة البيانات ) باستخدام إحدى الطرق سابقة الذكر ليتم عرض الجدول كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- اضغط على مفتاح الجدولة ( Tab ) للانتقال إلى عمود الحقل الثاني ثم ابدأ بكتابة البيانات المطلوبة ، واستخدم مفتاح الجدولة ( Tab ) للانتقال إلى الحقول التالية ، ولاحظ أنه سيتم فتح السجل التالي بمجرد الضغط على مفتاح الجدولة ( Tab ) بعد تعبئة بيانات آخر حقل في السجل الأول .

ملحوظـة :

لاحظ وجود نص ( ترقيم تلقائي ) على خانة الحقل الأول ( رقم الطالب ) للإشارة أنك لا تكتب بيانات حقل هذا الحقل وإنما يُدرج رقم أوتوماتيكياً / تلقائياً يدل على رقم السجل الجاري تعبئته .

3- سيظهر الجدول بعد تعبئة عدد من السجلات كما هو موضّح بالشكل التالي :



[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس الرابع : التعديل على حقول الجدول وإضافة / حذف الحقول ]

يُمكنك برنامج قواعد البيانات من التعديل على حقول الجدول سواء بالتعديل على النص أو حذف حقل أو إضافة حقل سواء أثناء عرض صفحة البيانات أو عرض التصميم ويتم ذلك على النحو التالي :

• إضافة حقل في ( عرض التصميم ) :

1- انتقل إلى (عرض التصميم) الخاص بالجدول الذي تريد التعديل على حقوله سواء من شاشة تبديل قاعدة البيانات أو من (عرض صفحة البيانات) كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- انقر على اسم الحقل الذي تريد إضافة حقل جديد قبله لتظهر قائمة الأوامر ثم انقر على أمر (إدراج صفوف) و لـ حذف الحقل انقر على أمر (حذف صفوف) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- سيظهر مباشرة صف فارغ أعلى الصف الذي تم النقر عليه ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



4- اكتب اسم الحقل الجديد ، ثم اختر نوع بياناته ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



5- احفظ التغيير بالضغط على مفتاحي ( Ctrl + S ) ثم انقر على زر (عرض صفحة البيانات) ليظهر مباشرة عمود جديد فارغ من البيانات على الجدول ولاحظ أنه بنفس اسم الحقل المُضاف وفي نفس الموقع المطلوب ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• إضافة حقل في ( عرض صفحة البيانات ) :

1- في (عرض صفحة البيانات) للجدول حدّد العمود الذي تُريد إدراج عمود / حقل قبله بالنقر على اسم الحقل الخاص بالعمود ليتم تحديدهـ بالكامل كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- انقر قائمة ( إدراج ) ثم انقر على أمر (عمود) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- سيظهر مباشرة عمود جديد في الموقع المطلوب باسم (حقل 1) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



4- انقر نقراً مزدوجاً على رأس العمود (اسم الحقل : حقل 1) ليتيح البرنامج كتابة اسم الحقل المطلوب للعمود ، اكتب مباشرة الاسم المطلوب ،
كما هو موضّح بالأشكال التالية :





5- اضغط على مفتاح الإدخال ( Enter ) ليتم تثبيت العمود باسم الحقل المطلوب ثم ابدأ بتعبئة بيانات الحقل لكل سجل من سجلات الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



6- انقر على زر (عرض التصميم) لتجد أن الحقل المُضاف في (عرض صفحة البيانات ) موجود ضمن قائمة (اسم الحقل) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



[ : الفرق بين إضافة الحقل في الطريقتين السابقتين : ]

عند إضافة الحقل في (عرض التصميم) يمكنك من تحديد (نوع البيانات) مباشرة أما إضافة الحقل في (عرض صفحة البيانات) يتم دون إمكانية تحديد (نوع البيانات) مما يضطرك إلى الانتقال إلى (عرض التصميم) لتحديدهـ .

• ترتيب الحقول :

يُمكنك برنامج قواعد البيانات من تغيير ترتيب عرض الحقول المصممة للجدول سواءً في (عرض التصميم) أو في (عرض صفحة البيانات) ولكن من الأسهل القيام بذلك في (عرض صفحة البيانات) بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على اسم الحقل الخاص بالعمود المطلوب تغيير موقعه (إعادة ترتيبه) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اسحب مع استمرار الضغط على زر الفأرة الأيسر ولاحظ ظهور خط عمودي يوضح موقعك الحالي بين أعمدة / حقول الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- سيتم تثبيت الحقل / العمود في الموقع الجديد بمجرد تحرير زر الفأرة ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



ملحوظـة :

لإجراء عملية إعادة ترتيب أسماء الحقول في (عرض التصميم) ستضطر إلى ترحيل أسماء الحقول باستخدام عملية القص ( Ctrl + X ) واللصق ( Ctrl + V) بالإضافة إلى الحاجة إلى إدراج صفوف وحذف أخرى وإعادة اختيار نوع البيانات لكل حقل من حقول الجدول .

يمكنك في أي وقت تغيير اسم الحقل أو التعديل (بالإضافة / الحذف) على أسمائها دون تأثير البيانات التي تم تعبئتها في الجدول بهذا التغيير سواءً في (عرض التصميم) أو في (عرض صفحة البيانات) على النحو التالي :

• التعديل على أسماء الحقول في (عرض التصميم) :

1- انقر نقراً مزدوجاً على اسم الطالب ليتم تحديد اسم الحقل المطلوب تعديله ، أو انقر نقرة واحدة ليظهر مؤشر الكتابة ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- ابدأ مباشرة بكتابة اسم الحقل الجديد الاسم الأول أو الإضافة المطلوب عليه ، ليظهر مباشرة كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• التعديل على أسماء الحقول في (عرض صفحة البيانات) :

1- انقر نقراً مزدوجاً على مربع اسم الحقل (رأس العمود) المطلوب تعديله ، ليتم مباشرة تحديدهـ لإتاحة إمكانية التعديل عليه ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اكتب الاسم الجديد أو التعديل المطلوب لاسم الحقل ، ثم اضغط مفتاح الإدخال ( Enter ) لتثبيته ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



[ اختصارات لوحة المفاتيـح ] :

1- لحذف النص : مفتاح الحذف ( Delete) أو مفتاح الحذف الخلفي (Back Space) .
2- لنسخ النص : اضغط على مفتاحي ( Ctrl + C) بعد تحديدهـ ثم لصقه بالضغط على مفتاحي ( Ctrl + V) في الموقع الجديد .
3- لنقل النص : اضغط على مفتاحي ( Ctrl + X) بعد تحديدهـ ثم لصقه بالضغط على مفتاحي ( Ctrl + V) في الموقع الجديد .

[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس الخامس : تحديد السجلات والعمليات عليها ( التحرير ، الحذف ، التنقل ، الإضافة ) ]

جدول قاعدة البيانات كأي جدول يمكن تحديد أي جزء منه سواءً ( خلية / مربع ، صف كامل ، عمود كامل ، كامل الجدول ) كما يمكنك التحكم بالسجلات التي تم تعبئتها في جدول البيانات سواءً بالتعديل على بيانات أي حقل أو بحذف سجل كامل أو إضافة سجل ، كما يمكنك التنقل بين سجلات الجدول بعدة طرق ، ويتم ذلك على النحو التالي :

• طرق التحديد :

1- لتحديد عمود : انقر على المربع الخاص باسم الحقل للعمود الذي تريد تحديدهـ ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- لتحديد صف : انقر على المربع الذي يُمثل بداية الصف ليتم تحديدهـ ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- لتحديد الجدول : اضغط على مفتاحي ( Ctrl + A ) أو انقر على المربع الذي يُمثل تقاطع الصفوف مع الأعمدة ليتم التحديد ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• ضبط أعمدة وصفوف الجدول :

1- لضبط عرض أحد أعمدة الجدول : اضبط مؤشر الفأرة على الخط الفاصل بين أي العمود المُراد ضبطه والعمود الذي يليه ثم اسحب بالفأرة مع استمرار الضغط على الزر الأيسر إلى جهة اليسار ( للتكبير ) أو إلى جهة اليمين ( للتصغير ) .

2- لضبط ارتفاعات الصفوف : اضبط مؤشر الفأرة على الخط الفاصل بين مربعي أي صفين ثم اسحب بالفأرة مع استمرار الضغط على الزر الأيسر إلى الأسفل ( للتكبير ) أو إلى الأعلى ( للتصغير ) .

• التعديل على بيانات أحد السجلات :

انقر نقراً مزدوجاً بداخل مربع الحقل الخاص بالسجل المُراد تعديله أو انقر نقرة واحدة ليظهر مؤشر الكتابة ، ثم ابدأ مباشرة بالتحرير : ( إضافة نص ، حذف نص ..... ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• التنقل بين سجلات الجدول :

1- يمكنك التحرك عبر المربعات / الخلايا الخاصّة بسجلات الجدول باستخدام مفتاح الجدولة ( Tab ) أو باستخدام مفاتيح الأسهم على لوحة المفاتيح ( أعلى ، أسفل ، يمين ، يسار ) ولكن هنالك طريقة مخصصة للتنقل بين سجلات الجدول وهي الأسرع ، وهذه الطريقة هي باستخدام ( شريط التنقل بين السجلات ) والموضح بالشكل التالي :



2- يظهر مؤشر الكتابة والسهم الذي يدل على الصف النشط في الموقع / السجل الذي طلب الانتقال إليه .

• حذف سجل :

لـ حذف أحد سجلات الجدول ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- حدّد السجل الذي تُريد حذفه من بين سجلات الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اضغط على ( تحرير ) ثم انقر على " حذف سجل " أو اضغط على مفتاح الحذف ( Delete ) من لوحة المفاتيح لتظهر رسالة تأكيد الحذف ، ثم انقر على زر ( نعم ) لتتم عملية الحذف ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



# ملاحظــات :

- عملية حذف السجلات تتم بشكل نهائي أي أنه لا يمكن التراجع عن حذف السجل باستخدام أمر التراجع أو بالضغط على مفتاحي ( Ctrl + Z ) .

- يمكنك التعامل مع نصوص سجلات الجدول سواءً بالنسخ أو النقل باستخدام أوامر النسخ ( Ctrl + C ) ، اللصق ( Ctrl + V ) , النقل ( Ctrl + X ) .

[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس السادس : أنواع البيانات / خصائص الحقول ]

يمكنك فرض الشروط التي تريدها على أي حقل من حقول الجدول في ( عرض التصميم ) عن طريق مجموعة من الخصائص تُسمى ( خصائص الحقل ) ، ويتم تحديدها لكل حقل من حقول الجدول على حده اعتماداً على نوع بياناته على النحو التالي :

• تنسيق ( العملة ) :

1- اختر نوع البيانات ( عملة ) بالنسبة للحقول التي تريد أن تظهر بياناتها بعملة البلد والتي يمكن أن تدخل في عمليات حسابية فيما بعد ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- على قسم ( خصائص الحقل ) انقر على مستطيل ( تنسيق ) ثم انقر على السهم لتظهر تنسيقات العملة المتوفرة ، ثم انقر على رمز عملة ( السعودية : ر . س ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- انقر على زر ( عرض صفحة البيانات ) ولاحظ ظهور تنسيق العملة على العمود الذي اخترت نوع بياناته ( عملة ) ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• قناع الإدخال :

قناع الإدخال : عبارة عن خاصيّة تحدّد شكل الإدخال في حقول الجدول مثل استخدام فواصل أو شرطات بين المُدخلات بشرط أن يكون المُدخل رقم ، ويتم ذلك على النحو التالي ( على سبيل المثال لا الحصر ) :

1- انقر على اسم الحقل الذي تُريد تحديد قناع الإدخال له وليكن ( رقم الهاتف ) أو ( الجوّال ) ، ثم انقر على مستطيل ( قناع الإدخال ) على قسم ( خصائص الحقل ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- ابدأ بكتابة الصورة العامّة لإدخال الرقم مستخدماً الرقم ( 9 ) للدلالة على الأرقام بصورة عامّة ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- انقر على زر ( عرض صفحة البيانات ) ثم ابدأ بإدخال البيانات لتلاحظ أن البرنامج سيفصل تلقائياً بالفواصل التي استخدمتها في خاصيّة ( قناع الإدخال ) ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• الفهرسة :

الفهرسة : عبارة عن خاصيّة تدقق في البيانات المُدخلة وتميزها إذا كانت مكررة لكي تُسهّل عملية الوصول إليها في أي وقت ، ويمكنك فرض شروط الفهرسة كما تشاء على جدول قاعدة البيانات سواء أردت ألا يسمح الجدول بإدخال بيانات مُكررة ( متطابقة مع بيانات أخرى ) أو أردت أن يسمح بإدخال بيانات متكررة في نفس عمود الحقل ، مثل : ( محمد ، محمد ) ويتم ضبط خصائص الفهرسة بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على اسم الحقل الذي تريد تحديد خصائص الفهرسة له ، ثم انقر على خاصيّة ( مفهرس ) في قسم ( خصائص الحقل ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- انقر على السهم المجاور للمستطيل لتظهر خيارات الفهرسة والموضحة بالشكل التالي :



3- انقر مثلاً على خيار ( نعم ( بدون تكرار ) ثم انقر على زر ( عرض صفحة البيانات ) كما هو موضّح بالشكل التالي :



4- حاول تكرار اسم معين على عمود الحقل الذي تمت فهرسته بشرط ( عدم التكرار ) لتظهر رسالة الخطأ كما هو موضح بالشكل التالي :



5- انقر زر ( موافق ) ثم أعد عملية الإدخال .

ترجمة نافذة Microsoft Office Access:

[frame="14 90"]لم تتم التعديلات المطلوبة على الجدول بنجاح لأنه سينشأ عنها قيم مكررة في الفهرس ، أو في المفتاح الأساسي ، أو في العلاقة ، قم بتعديل البيانات في الحقل أو الحقول التي تحتوي على بيانات مكررة ، وقم بإزالة الفهرس ، أو إعادة تعريفه مع السماح بالإدخالات المكررة وأعد المحاولة . [/frame]

• حجم الحقل :

حجم الحقل : عبارة عن خاصيّة تتحكم في طول النص المُدخل على خلايا عمود الحقل ، مثل : أن لا يتعدى ( اسم الطالب ) 20 حرف ، ويتم تثبيت هذه الخاصيّة بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على اسم الحقل الذي تريد تحديد خاصيّة ( حجم الحقل ) له ثم انقر على مستطيل ( حجم الحقل ) على قسم ( خصائص الحقل ) ( لاحظ أن الحجم الافتراضي ( 50 حرف شاملاً المسافات ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- امسح الرقم المكتوب ثم اكتب الرقم الذي يحدّد عدد الحروف المُدخلة في الحقل وليكن (10) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- انتقل إلى ( عرض صفحة البيانات ) ثم ابدأ بكتابة البيانات في عمود اسم الحقل الذي قمت تحديد حجم حقله ، ولاحظ أن المؤشر سيتوقف عن الكتابة عند وصوله إلى
(10 خانات) شاملاً المسافات ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• تنسيق ( التاريخ / الوقت ) :
يمكنك البرنامج من اختيار الشكل الذي سيتم عرض التاريخ أو الوقت به بعد إدخاله على حقول الجدول بالنسبة للحقول التي قمت باختيار نوع بياناتها (تاريخ / وقت) ، ويتم اختيار تنسيق / شكل التاريخ والوقت بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على اسم الحقل الذي نوع بياناته ( تاريخ / وقت ) ثم انقر على مستطيل ( تنسيق ) على قسم ( خصائص الحقل ) .

2- انقر على السهم المجاور لمستطيل التنسيق لتظهر قائمة الخيارات .

3- انقر على الخيار المطلوب وليكن ( تاريخ قصير Short Date ) ثم انتقل إلى ( عرض صفحة البيانات ) ولاحظ أن التواريخ قد تحولت إلى حسب التنسيق المطلوب كما هو موضّح بالأشكال التالية :





• قاعدة التحقق من الصحة :

قاعدة التحقق من الصحة : هي عبارة عن خاصيّة تحدد القيمة المُدخلة على حقول الجدول باستخدام العبارات الرياضية المنطقية ( <> , = , < , > .... ) ويتم تحديد قاعدة التحقق من الصحة لأحد حقول الجدول بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على اسم الحقل الذي تريد تثبيت قاعدة التحقق من الصحة له ، ثم انقر على مستطيل ( قاعدة التحقق من الصحة ) على قسم ( خصائص الحقل ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اكتب الشرط الذي سيحدد قيمة المُدخل على عمود اسم الحقل مثلاً : ( 1500 < ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- اكتب الرسالة التي ستظهر لمدخل البيانات في حال أنه أخطأ بإدخال قيمة منافية لشرط الإدخال ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



4- انتقل إلى ( عرض صفحة البيانات ) ثم أدخل قيمة منافية للشرط ( رقم أقل من 1500 ) في أحد مربعات عمود اسم الحقل الذي قمت بتثبيت ( قاعدة التحقق من الصحة ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



5- ستظهر رسالة الخطأ التي قمت بتحديدها في الخطوة (3) مباشرة فور الانتقال إلى الخلية المجاورة كما هو موضّح بالشكل المجاور :



6- انقر زر (موافق) ثم قم بتصحيح الخطأ بإدخال قيمة أكبر من (1500) لكي تتمكن من الاستمرار في العمل على الجدول .

- ملحوظة :

يمكنك تحديد قيمة أدنى تُكتب تلقائياً في خانة ( اسم الحقل ) بدلاً من اعتراض البرنامج لك في حال أن تركت الخانة فارغة وذلك عن طريق كتابة القيمة الافتراضية / التلقائية في مستطيل خاصيّة ( القيمة الافتراضية ) .

مثال : ( تحديد القيمة : 1600 ) كقيمة افتراضية للخطوات سابقة الذكر .

[frame="9 90"][ أنواع بيانات لا تحتاج إلى تعديل على خصائص الحقل ] :

هنالك بعض أنواع البيانات التي يتم اختيارها لبعض أسماء الحقول لا تحتاج إلى التعديل على خصائص الحقل الخاصة بها ، مثل :

1- نوع بيانات ( نعم / لا ) .
2- نوع بيانات ( مُذكرة ) : المُذكرة يتم اختيارها أساساً لكي يكون لمُدخل البيانات الحرية في كتابة أي نص مهما كان طويلاً وبالتالي لا يجب تحديد حجم الحقل لهذا النوع من أسماء الحقول لأن ذلك سيلغي مهمتها . [/frame]

[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس السابع : الوصف والبحث والإستبدال ]

• الوصف :

وصف الحقول : هي عبارة عن عبارات أو جمل تُستخدم لتوجيه مُدخل البيانات في جدول قاعدة البيانات مثلاً عبارة : ( أدخل الاسم الرباعي ) ويتم كتابة الوصف لكل حقل من حقول الجدول باتباع الخطوات التالية :

1- في عرض تصميم الجدول يظهر عمود خاص بالوصف ، كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- انقر على المستطيل المقابل لاسم الحقل الذي تريد كتابة الوصف له ، ثم اكتب الوصف / التعبير المطلوب والموجه إلى مُدخل البيانات ، كما هو موضّح بالشكل التالي :



3- انقر على زر (عرض صفحة البيانات) ولاحظ الوصف الذي يُكتب على شريط المعلومات عند تواجد مؤشر الكتابة في أعمدة الجدول المختلفة ، كما هو موضّح بالشكل التالي :



• البحث :

بما أن جدول قاعدة البيانات قد يحتوي على مئات أو ألوف السجلات لذلك يمكنك البرنامج من العثور على أي سجل عن طريق البحث عن أي نص حقل خاص به ، كما يمكنك من استبدال أي نصوص بعد البحث عنها بنصوص أخرى ، ولعمل ذلك قم بإتباع الخطوات التالية :

1- اضغط على مفتاحي ( Ctrl + F ) من لوحة المفاتيح أو انقر على قائمة ( تحرير ) ثم ( بحث ) ليظهر مباشرة مربع حوار البحث ، ثم اكتب النص الذي تريد البحث عنه في مستطيل ( البحث عن ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اختر نطاق مطابقة موضوع البحث : ( الحقل بأكمله ، أي جزء من الحقل ، بداية الحقل ) ولبحث أشمل اختر ( أي جزء من الحقل ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- اختر اتجاهـ البحث : ( إلى الأعلى ، إلى الأسفل ، الكل ) بالنسبة لموقع مؤشر الكتابة ولبحث أشمل اختر ( الكل ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



4- انقر زر ( البحث عن التالي ) لتبدأ عملية البحث بتحديد أول نص مطابق على الجدول كما هو موضّح بالشكل التالي :



• الاستبدال :

لاستبدال النص الذي تم العثور عليه باستخدام أمر البحث بأي نص آخر ، قم بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على تبويب ( استبدال ) على مربع حوار البحث لتظهر الخيارات أو انقر من قائمة ( تحرير ) ثم ( استبدال ) كما هو موضّح بالشكل التالي :



2- اكتب النص الذي تريد استبداله بالنص القديم ( موضوع البحث ) في مستطيل ( استبدال بـ ) كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- انقر على زر ( استبدال ) ليتم استبدال الكلمة في الموقع الأول ثم انتقال المؤشر إلى الكلمة في موقع تكرارها التالي .

4- انقر على زر ( استبدال الكل ) لاستبدال الكلمة ( موضوع البحث ) في كل مواقع تكرارها على الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



5- بعد الانتهاء من استبدال كل نصوص موضوع البحث في كامل الجدول ستظهر رسالة انتهاء البحث ، انقر زر ( موافق ) ثم أغلق مربع حوار ( البحث والاستبدال ) ولاحظ مواقع الكلمات المستبدلة على الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



[ انتهى الدرس ]

’
’

[دفا المشاعر]

[ الدرس الثامن : التعليمات وتنسيق الجدول ]

• التعليمات والدعم :

من مميزات برنامج (قواعد البيانات) أنه يوفر مركزاً للدعم والتعليمات يمكنك اللجوء إليه وقت ما تدعو الحاجة إلى ذلك ، ويتم طلب الاستعلام / التعليمات بإتباع الخطوات التالية ( مثال : تعليمات ( عرض التصميم ) للجداول :

1- انقر على أي جزء تريد الاستعلام عنه على شاشة (عرض تصميم) الجدول ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- اضغط على مفتاح (F1) من لوحة المفاتيح لتظهر نافذة التعليمات مباشرة وتعرض مباشرة تعليمات الجزء الذي نقرت عليه قبل طلب أمر التعليمات ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



3- انقر على جزء آخر من الشاشة وليكن عمود (نوع البيانات) ثم اضغط على مفتاح (F1) لتظهر التعليمات الخاصّة بالعمود ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



• تنسيق الجدول و النص :

يمكنك برنامج ( قواعد البيانات ) من تنسيق الجدول و النص التي يحتويها لإظهارهـ بالشكل اللائق مثله في ذلك مثل أي برنامج من البرامج المكتبية Microsoft Office ولإظهار شريط التنسيق على الشاشة ومن ثم تنسيق النص والجدول قم بإتباع الخطوات التالية :

1- انقر على قائمة ( عرض ) ثم ثبّت الفأرة على أمر ( أشرطة الأدوات ) ثم انقر على ( تنسيق ورقة البيانات ) ، كما هو موضّح بالشكل المجاور :



2- سيظهر مباشرة شريط التنسيق على الشاشة .

3- اضغط على مفتاحي ( Ctrl + A ) لتحديد كامل الجدول أو انقر من قائمة ( تحرير ) ثم ( تحديد كافة السجلات ) لتحديد كامل الجدول ، ثم ابدأ باستخدام شريط التنسيق ، كما هو موضّح بالأشكال التالية :





4- بعد الانتهاء من اختيار التنسيقات انقر على أي خلية / مربع من خلايا الجدول لإزالة التنسيق ويظهر بعدها بالتنسيق الموضّح بالشكل التالي :



[ انتهى الدرس ]

’
’

[(* الوفـاء طبعي *)]

شكرا مشرفتنا على الطرح الرائع ,,والله يعطيك العافية

[أ- منصور]

شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية

[كاسب العز]

بارك الله فيك

لك مني أجمل تحية

تقبل مرورى

كاسب العز