ومن الضروري هنا أن نذكر الجميع بأن السجلات المدرسية هي وسيلة قياس لطريقة الأداء الإداري وحصر الأعمال ومستند يرجع إليه لذا فإنكن نجدن هنا في هذا المرشد أسلوب العمل بهذه السجلات ومقابل كل سجل نموذج منها.
وهذا كله اجتهادات متواضعة لمحاولة توحيد العمل بالمدارس وأول الطريق للمديرة المستجدة وكذلك المساعدات التي في أول خبراتهن.
فإن أحسنا فمن الله وإن نسينا أو أخطأنا فمن أنفسنا هذا والله من وراء القصد.
توجيهات عامة لمديرات المدارس لكافة المراحل التعليمية
أولا ً توجيهات عامة:
· أهمية الإطلاع على أهداف سياسة التعليم بالمملكة وأهداف المرحلة التعليمية وخصائص نمو طالباتها ومناقشة هذه الأهداف مع هيئة المدرسة.
· أهمية بث الوعي بين منسوبات المدرسة والإشراف على أداء الصلاة جماعة وتهيئة المكان المناسب لها .
· أهمية الإطلاع على كافة اللوائح المنظمة للعمل والتعاميم والتعليمات الهامة ودراستها دراسة دقيقة منعا ً للوقوع في المخالفات مع ضرورة إيضاحها لجميع الموظفات للالتزام بها ومتابعة ما استجد منها .
· عدم إهمال مديرة المدرسة للنواحي الإشرافية فعليها:
- الاهتمام بنظافة المدرسة بشكل عام ونظافة المقصف المدرسي وما يقدم فيه من وجبات.
- الاهتمام بنظافة المستودعات ( الكتب, الأثاث, الأرشيف ) وتنظيمها والتخلص من المقررات الدراسية ذات الطبعات القديمة والاحتفاظ بالطبعات الجديدة مع ترتيبها.
· تنظيم أرشيف المدرسة بالشكل الذي يسهل الرجوع إلى أي سجل.
· إعادة الأثاث الزائد أو التالف إلى المستودعات سنويا ً .
· متابعة المستخدمات وشركات النظافة في نظافة المبنى يوميا ً .
· توزيع غرف المبنى توزيعا ً سليما ً بحيث تضع في اعتبارها ( الفصول الدراسية للطالبات ) ثم توزيع غرف الإداريات وتكون قريبة من الفصول.
· لابد ان يحتوي مدخل المدرسة على لوحات إرشادية لتوزيع غرف المبنى أو وجود لوحات إرشادية في مدخل المدرسة لتوزيع غرف المبنى .
· عدم استخدام هاتف المدرسة للأمور الشخصية.
· على مديرات المدارس المشتركة في مباني مجاورة مراعاة حسن الجوار و التعامل بوعي وحكمة بما يخدم الأهداف التعليمية والتربوية
· عدم الانصراف عن العمل الرئيسي بأمور خارجية لا علاقة لها بالعمل.
· ضرورة حضور مديرة المدرسة والمساعدات في الطابور الصباحي والمشاركة الفعلية في الإشراف على الطالبات.
· العمل على إشراك المساعدات في كافة الأعمال التي تؤهلهن للترشيح كمديرات مستقبلاً مع مراعاة العدالة بينهن.
· الاهتمام بطالبات التربية العملية بتوفير المكان المناسب لهن وتسهيل كافة متطلباتهن ( طالبات الكلية )
· عدم تسليم المعاملات الرسمية لأصحابها أو تزويدهم بصورة مما يصدر بشأنها والاكتفاء بإعطائهم رقم وتاريخ صدورها.
· مناقشة ودراسة بنود الأداء الوظيفي مع جميع موظفات المدرسة في بداية كل عام دراسي .
· أهمية تحري الدقة التامة والحرص الشديد على كل ما يصدر عن المدرسة من بيانات.
· أهمية الرفع عن الإصلاحات المطلوبة في المبنى والسعي في إصلاح ما يمكن إصلاحه عن طريق إدارة المدرسة .
· أهمية عدم إعطاء أي معلومة عن الموظفات لأي شخص عن طريق الهاتف ولا يتم ذلك إلا بطريقة رسمية
· تعتبر ملفات الطالبات سرية ولا يحق لأحد الإطلاع على محتوياتها وهي من صميم عمل المساعدات.
· عدم التخاطب مع الصحف مباشرة ً فيما يتعلق بشؤون المدارس.
· أهمية توثيق العلاقة بين مديرة المدرسة وإدارة الإشراف التربوي.
· أهمية رفع بيان بأسماء الموظفين والموظفات الذين قاربوا سن التقاعد.
· أهمية إعداد بطاقة تجديد المعلومات الشهرية بدقة وعناية ومراجعتها واعتمادها من مديرة المدرسة وإرسالها خلال الفصل الدراسي إلى إدارة الإشراف التربوي قسم الإدارة المدرسية .
· تسهيل قبول الطالبات المنقولات سواء من داخل المنطقة أو من خارجها .
· ضرورة قبول طالبات المنازل حسب ما في التعميم الخاص بالمدارس .
· مراعاة تقويم الموظفات اللاتي سيتمتعن بأجازات كالأمومة وتسليم بطاقات تقويم الأداء الوظيفي في موعدها المقرر مع إشعار المشرفة بذلك .
· عدم قيام المديرة او المساعدات بتوجيه النقد أو اللوم للموظفات بشكل علني وإنما يستخدم الأسلوب التربوي في ذلك ( وتراعى السرية ما إن أمكن ذلك ) .
· حسن استقبال المشرفات والتعاون معهن من اجل المصلحة العامة.
· الاتفاق مع المشرفات عند إعداد التقارير واخذ مرئياتهن قل تبيضها وعدم التعديل الا بعد إبلاغ المشرفة منعا ً للشطب أو التعديل في بطاقات الأداء الوظيفي .
· حظر تبليغ النشرات الداخلية أثناء الحصص عن طريق المستخدمة ولا يحدث ذلك إلا في الحالات الاضطرارية ويكون ذلك في الفسح .
· عدم السماح للرجال مهما كانت الأسباب بدخول المدرسة وقت الدوام الرسمي .
· يمنع استقبال مندوبات البنوك أو المؤسسات الخيرية إلا ما كان عن طريق إدارة التعليم
· يمنع منعا ً باتا ً دخول النساء البائعات في المدرسة أو لتعامل معهن.
ثانيا ً توجيهات خاصة بالدوام :
· يتم التوقيع في سجل الدوام حسب زمن الحضور وعلى كل موظفة المحافظة على الحضور والانصراف وعدم التوقيع عن أي زميلة.
· يمنع استعمال المزيل أو الكشط أو المسح في سجل الدوام.
· يبدأ التوقيع الصيفي الساعة السابعة صباحا ً للحصة الأولى مع بداية برج الحمل وحتى نهاية برج الميزان ويبدأ الدوام الشتوي الساعة السابعة والنصف صباحاً من بداية برج العقرب وحتى نهاية برج الحوت يسبق ربع ساعة الطابور.
· إذا اضطررت المديرة الخروج من المدرسة لأي سبب فعليها تحديد المهام المطلوبة للمساعدة المكلفة كتابيا ً وإذا لم يوجد بالمدرسة مساعدات تكلف إحدى الإدارات رسميا ً ما أمكن والاضطراري يؤخذ من إدارة التعليم .
· لا يحق لمديرة المدرسة منع تحويل أي موظفة للوحدة الصحية لأنها الجهة المسئولة عن تحديد حالة الموظفة.
· لا تعتبر الأجازات الاضطرارية حق مكتسب للموظفة وإنما تمنح بناء ً على تقدير المديرة لظروفها على إلا تعطى لأكثر من معلمتين في الفترة الواحدة ولا تتعارض مع مصلحة العمل.
· منع تفريغ أي معلمة تفريغا ً كاملا ً إذا حصلت على تقرير طبي إنما يخفض عدد الحصص لها.
· على مديرات المدرسة إخلاء طرف الموظفات المنقولات والمرشحات فور استلام الموظفة لخطابها وحسب تاريخ الإخلاء في الخطاب.
ثالثا ً : توجيهات خاصة بالشؤون المالية :
·منع اقتطاع أي مبالغ ملية من راتب الموظفات أو أي مبالغ نقدية أو عينية من الموظفات عدا التبرعات الخيرية للمؤسسات المصرح بها ويكون بموافقة الموظفة خطيا ً .
· يمنع منعا ً باتا ً جمع أي مبالغ من الطالبات لإجراء حفلة أو شراء هدية أو حتى تزيين الفصول.
· إدارة التعليم غير مسئولة عن متابعة المتخلفات عن تسديد الكفالات أو الكمبيالات.
·منع مصادرة ممتلكات الطالبات من الذهب أو غيره وإتباع الإجراءات النظامية في حالة ارتكاب المخالفات.
