اعداد : محمد فوزي عبد العزيز
ماهية الاتصال
يحتاج الإنسان إلى حاجه أساسية أعمق من الضروريات الطبيعية الأخرى المتعلقة بالطعام والشراب والمأوي ، أنها الحاجة إلى الاتصال بأقرانه من الكائنات البشرية ، وهذه الرغبة الملحة للاتصال أساسية وتمثل ضرورة للبقاء في حضاراتنا المعاصرة
فليس من المغالاة في شئ القول أن العقد الأخير من القرن العشرين هو عصر الاتصالات فلم يعد هناك فرد أو مؤسسة أو مجتمع يستطيع العيش والعمل في عزلة .فكمية المعلومات المطلوبة للنشاط آخذة في الازدياد مما يفرض عملية اتصال أكثف واكثر اتساعاً أن من يملك معلومات اكثر هو الأقوى .لأنها تتيح له فرصة اتخاذ القرارات المبنية على معرفة أدق بالواقع الذي يتعامل معه ويصدق هذا على المجتمعات والدول والأفراد والمؤسسات علي حد سواء .
إن الاتصال قبل أن يصبح علماً في تاريخ حديث جداً فهو مقوماً أساسياً من مقومات الوجود الإنساني ، فالاتصال في مختلف أشكاله هو التعبير عن الصلة أو الصلات بيننا وبين الآخرين والصلة هي الأساس في وجودنا أما العزلة فهي عابرة أو استثنائية ، فإن كلا منا يتصل بشخص أخر عن طريق توجيه رسالة إلى واحدة أو اكثر من حواس : النظر ،أو الصوت ، أو اللمس ، أو التذوق ، أو …. الخ
ولقد أدت حركة الإدارة العلمية الحديثة إلي بيان أهمية استخدام الاتصال ووسائله ، فعن طريق شبكة الاتصالات المعقدة الموجودة داخل المنشأة وعن طريق وسائل الاتصال المختلفة أصبحت المعلومات تنساب في المنشأة من أعلي إلي أسفل أي من القادة إلي العاملين ومن المنشأة إلي خارجها والي داخلها حتى نضمن حسن استمرار العمل وتطوره الدائم .
وكلما تضخمت المنشأة وتعقدت المشكلات وتشابكت العلاقات والمتغيرات أدي ذلك إلي تعاظم حاجة الإدارة إلي الاتصال الفعال ، فهو يساعد علي تحقيق أهداف المنشأة بأقلالتكاليف ومن ثم تهدف الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها إلي إلقاء الضوء علي المفهوم المتكامل لعملية الاتصال كظاهرة اجتماعية مسببة ومدفوعة وموجهه لهدف معين ولهذا أصبح الاتصال من الضروريات لأنه يقوم بالاتصال المستمر بالجماهير للتعريف بالمنشأة وسياساتها وبين العاملين بعضهم ببعض ، حيث يقوم مصدر المعلومات بصياغة أفكاره في رموز تنقل هذه الرموز المصاغة في صور رسالة بوسيلة اتصال مباشرة هي الصوت البشري في حالة الحديث الشفهي ، أو وسيلة اتصال غير مباشرة كالراديو أو الصحيفة أو التليفزيون أو السينما ….الخ وعندما يتعرض المستقبل لهذه الرسالة يقوم بتفسير رموزها واستخلاص معناها . وكذلك الاتصال بالأفراد والهيئات الخارجية ووسائل الاتصال لإقامة جو من المودة والتعاون والوئام وتحقيق الأهداف المنشودة .
مصطلح الاتصال:
الاتصال هو المصطلح الرئيسي الذي يمثل النشاط الأساسي الذي تندرج تحته كافة اوجه النشاط الإعلامي والدعائي والإعلاني ، فهو العملية الرئيسية التي يمكن أن تنطوي بداخلها عمليات فرعية أو اوجه نشاط متنوعة قد تختلف من حيث أهدافها ولكنها تتفق جميعا فيما بينها في أنها عمليات اتصال بالجماهير ومن هذه الأنشطة :
1-الإعلام 2-المعلومات
3-الدعاية 4-الإعلان
5-العلاقات العامة .
حيث تستهدف كل منها تحقيق غايات وأهداف معينة في مجالات متنوعة إلا أن المتغير الرئيسي الذي يربطها كونها عمليات اتصال تستخدم فنون الاتصال ووسائله وتقنياته في تحقيق أهدافها .
تعريف الاتصال:
أن كل تعريف من هذه التعاريف له مزاياه باعتبار انه يقدم معني إضافياً ويزيد من فهم ظاهرة الاتصال ، ويعكس وجهة نظر عدد من الباحثين والمتخصصين الذين درسوا الاتصال رغم اختلاف تخصصاتهم ما بين الهندسة والاجتماع والأعلام والسياسة وعلم النفس
أن كلمة اتصال مشتقة من الأصل اللاتيني communisبمعنى عام أو شائع أو يذيع عن طريق المشاركة ، وتحمل باللغة العربية المعني نفسه حيث تشير إلي إقامة الصلة بين أطراف عملية الاتصال .
كما يعرف عالم الاجتماع تشارلز كولي cooley عام 1909 الاتصال بأنه " هو الآلية التي توجد فيها العلاقات الإنسانية وتنمو عن طريق استعمال الرموز ووسائل نقلها وحفظها " .
كما يعرف كارل هوفلاند عام 1948 الاتصال بأنه " عملية يقوم بمقتضاها المرسل بإرسال رسالة لتعديل سلوك المستقبل أو تغييره " .
ويري ميللر عام 1951 أن الاتصال " يحدث عندما توجد معلومات في مكان واحد أو لدي شخص ما ويريد توصيلها إلي مكان آخر " .
وعرف أميري واولت واجي عام 1971 الاتصال بأنه " فن نقل المعلومات والأفكار والمواقف من فرد إلى آخر " . ويتفق الباحث مع هذا التعريف حيث يعتبر تعريف مبسط للاتصال وشامل في المعني والمضمون
وتعرف جمعية إدارة الأعمال الأمريكية الاتصال بأنه " سلوك ينتج عن تبادل المعني " .
كما تعرفه الجمعية القومية لدراسة الاتصال بأنه تبادل مشترك للحقائق أو الأفكار أو الأحاسيس أو الآراء ، مما يتطلب عرضا واستقبالاً يؤدي إلى التفاهم المشترك بين كافة
العناصر بغض النظر عن وجود أو عدم وجود انسجام ضمني .
كما يري محمود عودة عام 1971 أن مفهوم الاتصال يشير إلى العملية أو الطريقة التي تنقل بها الأفكار والمعلومات بين الناس داخل نسق اجتماعي معين يختلف من حيث الحجم ومن حيث محتوي العلاقات المتضمنة فيه بمعني أن يكون هذا النسق الاجتماعي مجرد علاقات ثنائية نمطية بين شخصين أو جماعة صغيرة أو مجتمع محلي أو مجتمع قومي أو حتى المجتمع الإنساني ككل .
وتري جيهان رشتي 1975 الاتصال بأنه العملية التي يتفاعل بمقتضاها المتلقي ومرسل الرسالة في مضامين اجتماعية معينة ، وفي هذا التفاعل يتم نقل أفكار ومعلومات بين الأفراد عن قضية معينة أو معني مجرد أو دافع معين .
وعرفه عاطف عدلي العبد بأنه نقل المعلومات والأفكار والاتجاهات من طرف إلى آخر من خلال عملية ديناميكية مستمرة ليس لها بداية أو نهاية .
ويري الباحث أن الاتصال أي سلوك ينتج عنه تبادل معلومات مشتركة من طرف إلي آخر
.أنواع الاتصال
توجد تقسيمات عديدة لأنواع الاتصال أهمها :
- التقسيم حسب الوسائل المستخدمة .
- التقسيم حسب درجة الرسمية .
- التقسيم حسب الاتجاه .
- التقسيم حسب درجة التأثير .
ويتضح ذلك فيما يلي :-
أولاً : حسب الوسائل المستخدمة :-
أ – الاتصال اللفظي : الذي يستخدم فيه اللفظ كوسيلة تمكن المرسل من نقل رسالته إلي المستقبل كالمذكرات والخطابات والتقارير والكتب والمحادثات التليفونية والندوات والمؤتمرات …. الخ
ب – الاتصال غير اللفظي : عبارة عن تعبيرات منظمة تشير إلي مجموعة معاني يستخدمها الإنسان مثل لغة الصمت . والتعبيرات الحسية والفسيولوجية والتعبيرات الحركية ، واللغة الرمزية – لغة المظهر العام والإشارات .
ثانيا ً: أنواع الاتصال من حيث درجة رسميته :
أ- الاتصال الرسمي :وهو الاتصال الذي يتم بين المستويات الإدارية المختلفة في هيئة أو مؤسسة ، ويعتمد علي الخطابات أو المذكرات أو التقارير .
ب – الاتصال غير الرسمي : وهو الاتصال الذي يتم التفاعل فيه بطريقة غير رسمية بين العاملين بتبادل المعلومات والأفكار أو وجهات النظر
ثالثاً أنواع الاتصال من حيث اتجاهه :
أ- الاتصال الهابط : وهو الاتصال من أعلي إلي اسفل وهو الذي يتم بين الإدارة العليا وأعضاء الإدارة الوسطي وبين هؤلاء ورجال الإدارة المباشرة أو المشرفين وبين الآخرين والعاملين في مستوي التنفيذ ومن أهم وسائل الاتصال الهابط .
- التوجيهات - المعلومات
- الأوامر - القرارات
ب –الاتصال الصاعد : وهو الذي نبدأ فيه عملية التفاعل من المرؤسين لتتجه إلي المستويات الإدارية العليا ومن وسائل الاتصال الصاعد :
- التقارير - الأداء
- المذكرات - الشكاوي
- الاقتراحات - الأبحاث
ج –الاتصال الصاعد الهابط : وهو الاتصال الذي يسير فيه التفاعل في اتجاهين .
رابعاً :أنواع الاتصال من حيث درجة تأثيره :
أ- الاتصال الجماهيري هو اتصال منظم ومدروس يقوم علي إرسال رسالة علنية وعامة وصادرة عن مؤسسة للاتصال بالجماهير وترسل الرسالة الإعلامية عبر وسيلة إعلامية آلية تتميز بقدرتها علي صنع نسخ كثيرة من الرسالة الأصلية لتوزع علي جمهور عديد ومتفرق ويهدف الاتصال الجماهيري إلى تحقيق أغراض مختلفة .
ب- الاتصال المباشر : وهو الاتصال الشخصي والاتصال الجماعي وعرفه محمود عوده انه عملية تبادل المعلومات والأفكار والأخبار التي تتم بين الأشخاص دون وجود قنوات أو عوامل وسيطة .
ثانيا : أهمية الاتصالات
إن المشكلة الأولى في العملية الإدارية هي مشكلة الاتصال باعتباره وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والأفكار والتأثير في سلوك الأفراد والجماعات ونتعرض فيما يلي لأهمية الاتصالات من عدة جوانب هامة هي:
1- أهمية الاتصال في ممارسة المدير لوظائفه
إحدى صفات المدير الناجح تخصيص جزء كبير من وقته للاتصالات بصورها المختلفة ، وحتى يتيح الفرصة لتدفق أكبر قدر ممكن من البيانات والمعلومات التي تمكنه من ممارسة وظائفه
الاتصال وعلاقته بالتنظيم والإدارة
فالتخطيط يحتاج للبيانات والمعلومات المتدفقة من جميع جوانب المنظمة ومن البيئة المحيطة بها ، حتى يمكن تحديد الأهداف ورسم السياسات بالكفاءة المطلوبة
والتنظيم يحتاج إلى الاتصالات لجميع بيانات ومعلومات حتى تتم ممارسته بطريقة مرتبة من حيث : تحديد الهدف وتقسيم العمل إلى أنشطة جزئية ، وتجميع الأنشطة في مجموعات وتحديد الوجبات التي يجب علي كل نشاط أو مجموعة من الأنشطة أدائها ، وإسناد المهام إلي الأفراد المؤهلين ، وتفويض السلطة اللازمة لهم
والتوجيه هو أكثر الوظائف التي تحتاج إلى استخدام الاتصالات ، نظرا لانه يهدف إلى التأثير في سلوك الأفراد وتوجيههم لتحقيق أغراض المنظمة
والرقابة لا تتم إلا بواسطة جمع البيانات والمعلومات التي تستخدم لتحديد المعايير الصحيحة ، وقياس ما تم تنفيذه ، لاكتشاف أي انحرافات ، والقيام بالاتصالات لمعرفة أسباب تلك الانحرافات ، وكيفية تصحيحها أو تعديل الخطط في المستقبل
2- أهمية الاتصالات في زيادة الإنتاجية
تلعب الاتصالات دورا كبيرا في زيادة الإنتاجية بالمنظمة ويظهر ذلك من الشكل التالي
إلا أن نجاح الاتصال في زيادة الإنتاجية لا يتم بمجرد تبادل البيانات والمعلومات ، ولكن لابد أن يكون هناك وضوح في اتجاه الاتصال بحيث يكون صحيحا ومحددا ، علاوة علي وجود علاقة بين مضمون الاتصال بين الهدف المحدد له
3- أهمية الاتصالات في اتخاذ القرارات
ان الفارق بين الإدارة الفعالة والإدارة غير الفعالة ما هو إلا انعكاس للفارق بين قدرة الأولى علي اتخاذ القرار السليم وعدم قدرة الثانية علي اتخاذه ، ويتوقف اتخاذ القرار بالشكل السليم علي كمية ودقة البيانات والمعلومات المتاحة ، والاتصالات الجيدة هي الأسلوب الفعال لتوفير هذه البيانات والمعلومات ، وبالتالي يمكن القول أن جوهر اتخاذ القرارات هو الاتصالات التي يستخدمها متخذ القرار في جميع خطواته .
يري سيد الهواري إلي أن الاتصال عملية يتم من خلالها توصيل معلومات من أي نوع من عضو إلي آخر في الهيكل التنظيمي بغرض أحداث تغيير .
والاتصال وسيلة لنقل المعلومات والتعليمات والأوامر والقرارات من مستويات الإدارة العليا إلي مستوي التنفيذ وكذلك نقل المعلومات والبيانات والآراء من مستوي إلي التنفيذ إلي مستوي الإدارة العليا في شكل تقارير ومذكرات واقتراحات .
الاتصال يعد عملية حيوية في مجال الإدارة بين الرؤساء والمرؤسين ويظهر العديد من المعوقات عند مزاولة الإدارة لمهامها المختلفة ولتخفيف حدة مشكلات الاتصال المتعلق بالإدارة علينا الآتي
1- حرص الإدارة علي توفير نظام قياسي جيد للإنتاجية .
2- علي الإدارة أن تتمسك بالنظرة الموضوعية الشاملة تجاه نظام الاتصال وإدراك أهمية تفاعل مع مؤثرات البيئة الخارجية .
3- الاعتقاد المطلق في الاتصال بصفته أهم دعائم الإدارة وأهم القضايا الإدارية والتنظيمية لعنصري الإنتاج والفرد في الهيئة .
4- الاهتمام بتنمية مهارات الاتصال لدي منسوبي المنظمة بما يعود بالفائدة المشتركة علي الأفراد والهيئة .
5- الاهتمام بالمعلومات التي لا تلتقي مع وجهه نظر الإدارة .
6- الاهتمام بالعنصر الإنساني عند مزاولة عملية الاتصالات .
7- الحرص علي فاعلية نظام الاتصال بالمنظمة من خلال الاهتمام بكل ركن من أركانه .
8- الابتعاد عن العشوائية في ممارسة الأنشطة الإدارية .
9- خلق جو من الثقة بين العاملين وبين الإدارة العليا .
10- الثبات علي تطبيق مبدأ في السياسات الإدارية .
11- الحرص علي التعامل بالعدل بين الإدارة والأفراد .
12- سيطرة الإدارة علي النزاعات الداخلية والقدرة علي التحكم فيها .
13- حرص الإدارة علي استخدام وسائل التقنية الحديثة لرفع كفاءة الأداء .
14- تنمية مهارات وقدرة القيادات الإدارية من خلال برامج ذات مستوي رفيع .
15- الحرص الكافي علي وضع الشخص المناسب في المكان المناسب .
16- وضع نظام جيد لتقييم الأداء في العمل .
17- الاهتمام بمتابعة نظام الاتصال المختار .
المراجع
1- إبراهيم إمام : الأعلام والاتصال بالجماهير ، مكتبة الانجلو المصرية ، القاهرة ،1969م.
2- احمد صقر عاشور : الإدارة والنظم والعمليات والممارسات ، دار المعرفة الجامعية ، الإسكندرية ، 1991م .
3- ادوين امري – فليب هـ . ولت واوين ك . آجي :ترجمة إبراهيم سلامة إبراهيم ، الشركة الدولية للطباعة ، القاهرة ،2000م .
4- زكي محمود هاشم : الجوانب السلوكية في الإدارة ، وكالة المطبوعات ، الكويت ، 1978م .
5- زيدان عبد الباقي : وسائل وأساليب الاتصال في المجالات الاجتماعية والتربوية والإدارية والإعلامية ، مكتبة النهضة المصرية ، القاهرة ، 1979 م.
6- سيد الهواري : الإدارة بالأهداف والنتائج ، مكتبة عين شمس ، القاهرة ، 1976م .
7- عاطف عدلي العبد : الاتصال والرأي العام ، دار الفكر العربي ، القاهرة ، 1993م .
8- عصام سليمان موسى : المدخل في الاتصال الجماهيري ، مكتبة الكناني ، 1986م .
9- علي عجوة : الأسس العلمية للعلاقات العامة ، ط 3 ، دار عالم الكتب ، القاهرة ، 1985م .
10- علي محمد عبد الوهاب : معوقات الاتصال في الجماعات ، الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة ، القاهرة ، 1979م .
11- كمال درويش ، محمد الحماحمي ، سهير المهندس : الإدارة الرياضية والأسس والتطبيقات ، القاهرة ، 1993م .
