مهام المساعدة الإدارية

http://sahat-wadialali.com/vb/upload...1244489495.gif



اهمية المساعدة الإدارية:

* اعفاء المديرات من شغل اوقاتهم في ادوات انجاز العمل الاداري والتفرغ للعمل نفسه
* تقديم الاعمال المختلفة بأسلوب متخصص
* السرعة في انجاز الأعمال
* شعور المديرات بالثقة والرضا والقوة في اتخاذ القرارات
* إمداد المديرات بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات

الوصف الوظيفي لوظيفة مدير مساعد :

المساعدة الإدارية هي الساعد الأيمن لمديرة المدرسة ووظيفتها تختص بتنظيم كافة الشئون الإدارية والفنية داخل أسوار المدرسة من خلال اللوائح والنظم والقوانين الصادرة من قبل وزارة التربية والتي تم إقرارها وفق إطار الأهداف العامة للتربية والأهداف التربوية الخاصة لكل مرحلة تعليمية

الخطوات الاولى عند بداية توليك عملك :

1- التعرف على العاملين بالمدرسة .
2- التعرف على إمكانيات ومرافق المدرسة من واقع الميزانية المخصصة من قبل المنطقة.
3-عمل تقييم أولي للبيئة المدرسية ووضع الملاحظات مع وضع حلول أوليه.

مهام ومسؤوليات المساعد ة الإدارية :

1- المشاركة في أعمال مجلس إدارة المدرسة.
2- الأشراف على تنظيم لقاء الصباح ومتابعة وجود المعلمات 0
3- متابعة توقيعات حضور العاملين بالمدرسة وانصرافهم .
4- متابعة غياب وتأخر الطالبات عن لقاء الصباح .
5- متابعة أعمال الصيانة وأمور الصندوق المالي ، وإجراء الاتصالات اللازمة .
6- متابعة أداء شركات الخدمات النظافة والنقل وإبلاغ الإدارة بالمخالفات .
7- متابعة انتقال الطالبات من فصولهن للماكن الخرى في المدرسة كالمختبر وغرف المصادر ووقت الفسحة .
8- متابعة تنظيم النشاط المدرسي .
9- تسجيل غياب موظفات المدرسة وحصر الإجازات واطلاع مديرة المدرسة عليها .
10- متابعة حراس المدرسة، وغيرهم من المستخدمين في تأدية عملهم .
11- متابعه النواحي الصحية وأعمال النظافة في المدرسة .
12- الاطلاع على البريد الرسمي والمراسلات بين المدارس والجهات المسئولة
13- تنظيم حصص الاحتياط، ومتابعة السجل الخاص بذلك.
14- تنظيم المناوبة اليومية في بداية الدوام وأثناء الفسحة .
15- متابعة الإحصائيات المتعلقة بالكثافة الطلابية وميزانية المدرسة (طلاب /فصول /مدرسين).
16- تنظيم اجتماعات مديرة المدرسة مع ( أولياء الأمور والمعلمات والعاملات ).
17- متابعة سلامة أثاث المدرسة والعهد وتنظيم السجلات الخاصة بها .
18- متابعة دخول المعلمات الفصول وتنسيق الزيارات الصفية ( للمديرة والمشرفات )
19- القيام بأداء الأعمال المدرسية الأخرى التي يكلف بها من مديرة المدرسة.
20- إعداد جدول المدرسة بعد وضع الخطة مع المديرة والمعلمات .
21- توزيع الاحتياط.
23- إعداد جدول الامتحانات والإشراف على أعمال لجان النظام والمراقبة.
24- متابعة أعمال رواد الفصول .
25- متابعة وصول الكتب الدراسية ترتيبها وتجهيزها تمهيدا لتوزيعها على الطالبات .
26- تجهيز والتنظيم والمتابعة لجميع سجلات المدرسة .
27- إجراء الاتصالات الهاتفية الرد عليها .

معالجة المكالمات الهاتفية:

الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
امتلاك مقومات الشخصية الهاتفية
امتلاك سلوكيات الاتصال الهاتفي
معالجة المكالمات الهاتفية الواردة
معالجة المكالمات الهاتفية الصادرة

استقبال الزوار وتنظيم المواعيد:
القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم المقابلات
أنــواع الزوار
تنظيم وجدولة المواعيد الكترونيا

تنظيم الاجتماعات
دور المساعد الاداري قبل عقد الاجتماع
دور المساعد الاداري أثناء الاجتماع
دور المساعد الاداري بعد الاجتماع
تقنيات تنظيم الاجـتماعـات
جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين

الاتصالات الإدارية:
الأسلوب التنظيمي
إجراءات المعاملات الواردة
إجراءات المعاملات الصادرة
متابعة المعاملات الواردة

إجراءات حفظ الوثائق والأرشفة
التصنيف
الترميز
الفهرسة الالكترونية
المسح الضوئي
حفظ الوثائق الكترونيا

إعداد المراسلات الكتابية
الرسالة الداخلية
الرسالة الخارجية
إعداد التقارير

م/ن شبكة القرية