مباديء عملية صنع وإتخاذ القرارات الإدارية

مباديء عملية صنع وإتخاذ القرارات الإدارية

(1) المقدمة
عملية اتخاذ القرارات احد الواجبات الهامه في النشاط الاداري , وتنشا الحاجه الي اتخاذ القرار في الكثير من المواقف المختلفة التنظيميه -والقرار : هو اختيار من بين بدائل وفق معايير محدده استجابة لموقف معين ، وهو مطلوب للاجل الطويل والقصير وكلما تعددت المتغيرات وتزايدت سرعتها زادت خطوره صنع القرار . - ( صنع القرار ): عملية تتمثل في الفكر المنظم الذي يهدف الي التشخيص المناسب للمشكلة والتوقع السليم للنتائج المترتبة علي حل المشكلة والقيود المؤثرة علي تحديد درجه ملائمة القرار مثل القيود المالية وقيد المعرفه ثم اختيار بدائل الحل وتقييمها بغرض اختيار البديل القادر علي تنظيم العائد . · والممكن اقتصادياً بمعني متوفر الموارد اللازمة والممكن تنظيمها وعملياً ويتكون القرار من مجموعه من العناصر يجب توفر حلول بديله وتوفير معيار للاختيار والموازانة والمفاضلة بين البدائل وتحديد الظروف التي بتم في ضوئها اختيار النتيجة وتحديد طريقة التعلم وتغير السلوك القراري وطريقة تطبيق القرار علمياً وطريقة مراقبة الروف المحيطة بالقرار الامثل . وعملية اتخاذ القرارات هي بطبيعتها عمليه مستمره ومتغلغله في الوظائف الاساسيه للاداره ويقوم بها كل مدير وهي عمليه الاختيار القائم علي اساس بعض العايير لبديل واحد من بين ثالث بدائل محتملة والقرار قد يجلب معه حسم لبعض وجهات النظر والاراء المتعارضة حتي يمكن المحافظة علي فاعلية الجماعه . وحل لهذا التنازع والتعارض عن طريق تحديد الذي سيتبع . والبدائل تقيم علي اساس نتائجها المحتملة ولكن تحديد القيم النسبية لكل قرار ينطوي علي صعوبات حقيقية فقدره علي اتخاذ قرار ما تتوقف علي نطاق ادراكه وفهمه للمنطقه التي يتخذ فيها القرار . وكثير ما يجد المدير ان القرار يجب ان يتخذ داخل حدود او قيود معينه كما ان كل القرارات تتقيد بقدرة العاملين علي تنفيذها ، اما بالنسبة للتركيز فيقصد به التركيز علي المظاهر الحقيقيه الهامه للمشكلة – ان هذه المقدره تساعد علي استبعاد البدائل الاقل جاذبية او التي لا يمكن تنفيذها في ظل الموارد المتاحة . وعملية اتخاذ القرارات دائماً تتصل بمشكلة او صعوبة او منازعة لتحديد الاهداف وتحقيقها ولاستخدام الموارد المتاحة .
(2) انواع القرارات وتصنيفاتها المختلفة
1- بالنسبه للوظائف الاساسيه للمنشاة.
اولاً: قرارات تتعلق بالانتاج مثل : حجم الانتاج وحجم المصنع والتصميم الداخلي للمصنع وطرق الانتاج واجراءات الشراء وكمية المخزون وطرق دفع الاجور ومدي البحث العني واهمية التفتيش .
ثانياً : قرارات تتعلق بالمبيعات مثل تحديد الاسوق ومواقع مكاتب البيع وتغليف المنتجات والعلامه التجاريه المستخدمه ومنافذ التسويق المستخدمة والسعر ومدي ونوع المبيعات والاعلانات وابحاث السوق المستخدمة .
ثالثاً : قرارات تتعلق بالتمويل مثلالهيكل المالي وشروط الائتمان ومقدار راس المال العامل وطرق الحصول علي الاموال الجديده وتوزيع الارباح وخطط اعادة التمويل والاندماج والتصفية والاجراءات المحاسبية . رابعاً : قرارات تتعلق بالافراد مثل مصادر الحصول علي القوه العامه واساليب الاختيار والتدريب وتحليل العمل واستخدام نظام الاقتراحات ومعالجة التاخير والغياب واسس دفع الرواتب وطرق الترقيه وترويج وسائل الامان . 2- تصنيف القرارات علي اساس درجة اليقين . 1- طبيعة روتينيهيتكرر حدوثها مما ينخفض عدم اليقين الي حد ادني والقرارات عاده تؤثر هلي جماعة صغيره فقط ومن السهل تطبيقها . 2- قدر محدود من عدم اليقينمن الممكن عمل تقديرات معقولة لعدم اليقين والقرارات يقتصر تاثيرها علي ادارتين او ثلاثة ادارات علي الاكثر . 3- قدر كبير من عدم اليقينضمان محدود لتحقيق النتائج المرجوه من القرارات والقرارات تتضمن مناطق واسعه من النشاط 4- درجه مرتفعه جدا من عدم اليقينمواقف تغطى مناطق ومجالات واسعه جدا والعديد من العوامل التى لا يمكن التنبؤ بها . ويحاول المديرون تخفيض عدم اليقين فى قراراتهم عن طريق البحوث مختلفه الانواع والتى تشمل المواد والمنتجات والعمليات والاسواق وهناك طريقه اخرى وهى التعامل مع عدم اليقين بطريقه نظاميه عن طريق تقييم احتمالات حدوث الحدث من استخدام الاحصاءات كلما أمكن ذلك . 3- تصنيف القرارات : 1- بحسب كونها مبرمجة أو غير مبرمجة . - فالقرارات المبرمجة: هى تلك التى تعالج مواقف شبه يومية متكررة بإسلوب نمطى وفقاً لقواعد مصممه مسبقاً وتسير وفق قواعد وإجراءات روتينية، وتتبع كلما واجه المدير نفس الموقف. - القرارات الغير مبرمجة: وهى تلك التى تعالج مواقف متميزة تحدث بشكل عارض ولا توجد سوابق لمعالجتها وتتطلب قدراً من التفكير الإبتكارى وتزيد درجة تعقيدها ودرجة المخاطرة المتضمنها بها. 4- بحسب مستواها وأجلها الزمنى. القرارات الإستراتيجية: ينصرف أثرها لمدى زمنى طويل نسبياً ويكون مسئولاً عنها مديرو الإدارة العليا وهى غير تكراراية وترتب أثراً يفوق غيرها من القرارات وتتميز بإرتفاع درجة المخاطرة وتتطلب قدراً عالياً من مهارات صنع القرار ودقة وعمق التحليل. القرارات التشغيلية: وهى قرارات متوسطة الأجل ويكون مسئولاً عنها مديرة الإدارة الوسطى ويقل أثرها ومداها الزمنى كما تقل درجة المخاطرة. القرارات التكتيكية: وهى قرارات قصيرة الأجل على مستوى الإدارة الوسطى والتنفيذية وهى تقل نسبياً فى مداها وأثرها ومدى خطورتها.

3- بحسب مستويات القرارات التنظيمية: قرار فردى-قرار جماعى- قرار تنظيمى- قرار قطاعى - قرار وزارى -قرار قومى -قرار دولى - قرار عالمى.
خطوات عملية إتخاذ القرار
أولاً: تحديد المشكلة ( الموقف أو القضية أو الحالة) إن المهمه الأولى فى عملية إتخاذ القرارات هى العثور على المشكلة الحقيقية وتحديدها ففى حالة عدم معرفة المشكلة الحقيقية فإن القرار الذى سيتخذ سيكون قراراً غير سليم لعدم ملائمته للمشكلة التى صدر بشأنها، والمشكلة هى إنحراف ما هو كائن عما ينبغى أن يكون ويجب التفرقة بين الظاهرة والمشكلة فالظاهرة هو العرض أما المشكلة فهى السبب الأصلى للحدوث للتشخيص للمشكلة يتطلب جهداً تحليلياً يشمل ما يأتى: 1- تحديد أسباب ظهور المشكلة 2- تحديد طبيعة المشكلة وفقا لموضوعها 3- تحديد موقع المشكلة ونطاقها 4- تحديد توقيت ومدى تكرار المشكلة 5- تحديد حجم المشكلة 6- تحديد العامل الأكثر تمييزاً فى المشكلة 7- تحديد الأثار المتوقعة للمشكلة 8- تحديد الوقت المناسب لصنع القرار
ثانياً: تحليل المشكلة
أى تصنيفها وتجميع الحقائق لغرض معرفة من الذى يجب أن يتخذ القرار ؟ ومن الذى يجب إستشارته عند إتخاذه؟ ومن الذى يجب إبلاغه ؟ وعادة يتم التصنيف حسب: 1-الفترة الزمنية المستقبلة للقرار - 2-وقع القرار على الوظائف والنواحى الأخرى 3-عدد الإعتبارات النوعية التى تدخل على القرار -4-مدى التكرار المنظم للقرار وتعتبر عملية تجميع الحقائق من الأمور الحيوية عند إتخاذ القرارات، حيث يمكن للمدير إستبعاد المعلومات غير المتصلة بالموضوع وعليه أن يقرر مدى صحة البيانات التى لديه ومدى إرتباطها بالموضوع وليس من الضرورى الحصول على كل الحقائق لإتخاذ قرار سليم ولكن من الضرورى معرفة ما هى المعلومات الناقصة، حتى يمكن تقدير درجة الخطر التى ينطوى عليها القرار ومدى دقته .
ثالثاً : تحديد الهدف من القرار
الهدف سيمثل معيار لتقييم البدائل، فالبدائل الأنسب الذى يتعين إختياره هو الذى يتعين لتحقيق الهدف، ويصمم المدير هدفه على ضوء تشخيصه للمشكلة وأن تمثل الموقف موضوع القرار فى فرصة تصمم أيضاً البدائل لبلوغ هذا الهدف ويتعين مراعاة عدة خصائص للهدف أهمها: 1- أن يكون عملياً يمكن تحقيقه على ضوء الموارد المتاحة وفى ظل ما قد يتواجد من قيود 2- أن يكون فى قالب كمى كلما أمكن وله إطار زمنى معين كلما أمكن 3- أن يكون واضحا ومحددا بما يسهم فى وضوح القرار للمنفذين 4- أن يكون منسجماً مع الأهداف الأخرى من القرار
رابعاً: تنمية الحلول البديلة وتحديدها والحلول البديلة هى الطريق الوحيد لجلب الفروض الأساسية إلى مستوى الواقع لأنها تستلزم تفكيراً إبتكارياً وقدرة على التخيل حتى يمكن العثور على الحلول الجديدة وتعتبر قلب الطريقة العملية وتختلف بإختلاف المشكلة وتصميم وتطوير البدائل ووضع بدائل إبتكارية وغير عادية يمكن أن يفيد كثيراً حتى تكون عملية الإختيار إلى أنسب البدائل للحل وتقاس القدرة على التفكير الإبتكارى بمدى إكتمال وحسن إدراك الموقف والسعى لتهيئة وتطوير أفكار جديدة ذاتياً أو بإستدرارها من الأخرين والمرونة التى تعنى تفهم وتقبل لآراء الأخرين وإعادة ربط أشياء أو عناصر ببعضها والتحول من مسار حالى إلى أخر جديد والتكيف مع الوضع الحالى- وعملية تقييم البدائل تأتى فى المرحلة التالية
خامساً تقييم البدائل
بتحديد المزايا والعيوب المتوقعة لكل حل بديل مما يستلزم التنبؤ بالمستقبل وتنطوى عملية التقييم على : 1- تحديد العوامل الإستراتجية التى سيركز عليها الإهتمام عند القيام بعملية التنبؤ 2- التنبؤ بالنتائج المتوقعة لكل بديل، ويتعين تقييم كل بديل وتقدير النتائج المتوقعة من الأخذ به ويكون التقيين كمياً بالنسبة للبدائل المؤثرة فى الربح والتكلفة- ويمكن أن يكون التقييم من خلال نماذج مرسومة أو مجسمه بالنسبة للبدائل المتعلقة بالتنظيم الإدارى – وتستخدم ثلاثة معايير رئيسية فى تقييم البدائل المتاحة من خلال: 1- هل البديل عملى ممكن التنفيذ ؟ 2- هل البديل يحقق الهدف ؟ ، ويحل المشكله أو يساعد على اقتناص الفرصه .؟ 3- هل ستكون النتائج البديله معقوله؟ وما مدى هذه الآثار ؟ كذلك يتعين مراعاة أثر البديل على أداء الوحدات التنظيميه فى علاقاتها التبادليه ومدى قبول العاملين للقرار

وهناك متطلبات هامه للتقيم الفاعل لصنع القرارتدعو الي
1-اختيار فاعليه كل بديل بتحليله وتقيمه من حيث مزاياه وعيوبه .
2- استشاره مساعدين ومراوسين ذوي خبره بموضوع القرار . 3- استخدام الاسلوب الكمي في تحليل المواقف وتصميم وتقييم البدائل . 4- تصميمم معاير موضوعيه لتقييم كل بديل 5- ترتيب البدائل تنازلياً بحسب اهميتها
سادساً :- اختيار البديل المناسب
اختيار البديل الذي يتوفر فيه اعلي مستوي من حيث امكانيه التنفيذ علمياً والوفاء بالهدف بالشكل المكتمل تماماً بقدر الامكان والامل قدراً من الاثار السلبيه – وهناك بعض المعايير التي يمكن استخدامها للمساعده علي اختيار افضل حل من بين الحلول المحكمه هي 1- الخطر فلابد من مقارنه اخطار كل حل بديل بالمكاسب المتوقعه منه . 2- الوفر في