كتاب أساليب حل المشاكل الإدارية
أساليب حل المشاكل الإدارية
فكرة الكتاب/
يعطي الكتاب أساليب وطرق عملية لمواجهة الأزماتوالمشكلات وكيفية اتخاذ الحلول والإجراءات وصنع القرارات.
الفصل الأول
ضرورة مواجهة المشاكلومعالجتها
عدم إدراك المشكلة والتعرفعليها/
المشكلة عادة عند ما تحدث لا تعطي نفسها طابع المشكلة، لذافالمشاكل تأخذ أنواع عدة، فقد تبرز فجأة أو تتسلل الحيل من حيث لا تتوقع، أو تنزلكالصاعقة، وقد تظهر بوجه مغاير تماماً للحقيقة. ولها أشكالها وأحجامها المختلفة،المهم عليك أن تحدد المشكلة وتتعرف عليها بالتحديد.
عدممواجهة المشاكل والتصدي لها/
بالرغم من قدرة البعض على تحديد المشكلة إلاأنه يكون من الصعب مواجهتها لعدة أسباب، منها:
1) إذا كانت المشكلة سوف تسببفقدان احترام وتقدير الآخرين أو الشعور بالخجل أو الذنب.
2) إذا تم العثور علىكبش فداء (أحد الأفراد) تلقي اللوم عليه أهم من حل المشكلة ذاتها، عند ذلك سيصبح حلالمشكلة أمراً ثانوياً.
3) إذا كان حل المشكلة يعني إصلاح شخص ما عادة ما يملكسلوكاً سلبياً أو رد فعل سلبي أو عدواني من ذلك الشخص.
وهكذا يعدل البعض عنمواجهة المشاكل والتصدي لها بحجة العيش على أمل ألا تتفاقم المشكلة أو تحل نفسهابنفسها، ولكن نجد نادراً أن يحدث مثل هذا الأمر بل تزداد المشكلة بشكل أسوأ، لذافأنت بحاجة إلى تحديد وتعريف المشكلة وموقعها وأسبابها، ومن ثم اتخاذ القرار السليملحلها.
التعايش مع المشاكل/
من النادر أن يوجدشخص دون مشاكل بل إن البعض استطاع أن يتكيف ويتعايش مع مشاكلهم بدلاً من حلها، إنالتفكير في حل المشاكل يتطلب جهداً كبيراً وتفكيراً عميقاً فيحجم البعض عن حل هذهالمشاكل ويتعايش معها، ولكن هناك مشاكل صغيرة مجرد التفكير فيها ومكاسبها لا تساويكمية الوقت والموارد التي تستهلك في حلها، لذا يتم التعايش معها أو تجاهلهابالكلية.
الاندفاع لحل المشكلة/
إن الاندفاعالسريع إلى حل المشكلة التي تواجهك بشكل مفاجئ دون توافر الوقت الكافي للتفكيروالتأميل فغالباً سوف يكون مصير هذه الحلول إلى الفشل، وهذا يعني ليس فقط أنك أضعتالوقت والجهد بل ربما ساهمت في إيجاد مشكلة أخرى قد تكون أسوأ من المشكلةالأصلية.
الخوف من اتخاذ القرارات/
إن حلول بعضالمشاكل يكتنفها الغموض والمجهول، وهذا ما يدعو البعض إلى التردد في اتخاذ القراراتوالإجراءات، والخوف من صنع اتخاذ القرار يشكل عائق لدى البعض ،فيؤدي هذا الخوفوالتردد في عدم إصدار أي إجراء أو قرار وقد يكون هذا بحد ذاته قراراً وسلوكاًمحدداً، وعندما ترى أن نتائج المشكلة سوف تحدث لا محالة عليك التحلي بالحزم وصنعقرار إيجابي حتى ولو كانت النتائج غير مرضية بدلاً من ترك الأحداث والمشاكل تتغلبعليك.
الفصل الثاني
تعريف المشكلة
المشكلة الحاصلة: ماذا يحصل؟
المشكلةالمعرفة تماماً هي مشكلة نصف محلولة، وهذا يتطلب منك جهداً كبيراً وعقلاً واعياًلتقديم وصف كامل لتأثير المشكلة على الوضع الحالي من وجهة نظرك.
أسئلة خاصة بالمشكلة/
عليك أن تطرح الأسئلة الواقعية التيتساعدك على الوصول إلى حلول مناسبة، إن هذه الأسئلة تزيد من تركيز الحلول المقدمةوانتخاب أفضل الحلول المقدمة.
كيف حصلتالمشكلة/
فكر هنا في الأسباب التي سببت المشكلة، وكن موضوعياً واقعياًومتجرداً، وركز على الحقائق والمعلومات المتوافرة عندك، واستمع إلى آراءالآخرين.
أهداف حل المشكلة/
يجب أن تتعرف بوضوحعلى أهداف حل المشكلة التي تمر بها ؛لكي تتعرف على الجوانب الإيجابية والسلبية علىحد سواء.
لا يمكن للصدف أو الحظوظ أن تحل المشاكل، فذلك عادة يسبب تعقيداًأكثر للمشاكل بميل البعض إلى اختيار أقرب الحلول للمشاكل؛ لأنه يميل إلى هذا الحل،ولكن ليس بالضرورة أن يكون هذا الحل هو أفضل الحلول المتاحة، لذا عليك أن تسعى إلىوضع سلسلة من الخيارات لحل المشكلة ثم تختار الإجراء المناسب للمشكلة.
وضع الخيارات/
وتشمل ثلاث عمليات وهي:
1) جمع المعلومات:وتعني جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات والحقائق عن المشكلة.
2) إنتاج الأفكار:وتعني معرفة الأجوبة والاحتمالات والحلول الممكنة للمشكلة، وهي تعمل كحافز لحلالمشكلة لذا عليك بما يلي:
أ) مقاربة المشكلة موضوعياً دون تحيز، وهنا عليك أنتكون متجرداً وإيجابياً في حل المشكلة بعيداً عن التأثيرات الذاتية.
ب) حشدالطاقات الفكرية أو حشد الأذهان: وهنا عليك الحصول على آراء وأفكار جديدة من أشخاصآخرين مهتمين أو متورطين في المشكلة مما يعطيك نظرة فاحصة للأمور بشكل جديد رغماًأنها قد تكون مجهدة للذهن.
3) وضع قائمة بالمعلومات والأفكار والحلول: عليك أنتضع قائمة من الخيارات للمشكلة المبنية على قاعدة معلومات وحقائق دقيقة، ومن ثمانتخاب أفضل هذه الخيارات لحل المشكلة.تقييم الخياراتالمتاحة/
عند اختيارك لأفضل خيارات الحلول يتحتم عليك إجراء تقييم لهذهالحلول، وعلى أساس التقييم يتم الاختيار، لذا لا بد من الأخذ بعين الاعتبار:
1- الضوابط والقيود: لا بد من فرض بعض الضوابط والقيود الرئيسة والتي تساعدك على تقييمالحلول.
2- سلبيات وإيجابيات الحلول: بعد وضع الضوابط والقيود لحلول المشكلةينبغي عليك أن توازن بين سلبيات وإيجابيات هذه الحلول والتي سوف تساعدك في اختيارالحل المناسب.
3- نتائج الاختيار: إمكانيات الفشل والنجاح: في هذه المرحلة عليكاستبعاد الحلول غير الممكنة من خلال تقدير إمكانيات النجاح والفشل من حيث نسبةالاحتمال في حل المشكلة، وهذا الأمر يعطيك نظرة فاحصة للخيارات المقدمة لحلالمشكلة.
نظرة تقييمية نهائية/
قبل إصدارك الحلوالقرار النهائي انظر إلى المشكلة مرة أخرى، سوف تستنتج بأن هذه المشكلة يمكنالتعايش معها أو من الممكن عدم اتخاذ قرار سريع بانتظار تطور المشكلة، وقد تصل إلىعدم وجود مشكلة تتطلب حل، وهذا لا يتأتى إلا بالجهد والسعي في طلب الخيارات والحلولالمتاحة.
قوة الحل في المشكلات تأتي من صنع القرارات، إن صنع القرار لايأتي من التخمين أو العشوائية لأنه بهذه الطريقة ستكون النتائج غير مرغوب فيها، لذاعليك بدراسة الخيارات المتاحة بعناية فائقة مع جرعة كبيرة من التفكير والحدسوالمنطق لاتخاذ القرار المناسب.
القرار الإجرائي: ماذاتفعل؟
يعلب المنطق والحدس دوراً بارزاً في صنع القرارات ويجعلها أقربللصواب والتطبيق ،ومن ثم القبول مع أن لكل منهما سلبياته وإيجابياته التي يجب أخذهابعين الاعتبار.
الصنع المنطقي للقرار/
يكون صنعالقرار منطقياً وذلك عند توافر قدر كبير من المعلومات والحقائق التي يحتاجها صنعالقرار، ولصنع القرار منطقياً تحتاج لما يلي:
1- الموازنة بين الخيارات لحلالمشكلة.
2- اختيار أفضل الحلول بين كل الخيارات بعد التقييم.
3- تحديد الحلالمناسب والمختار، والذي يوفر لك النتيجة المطلوبة.
الصنعالحدسي للقرار/
وتضطر إلى هذا النوع من القرارات عندما لا تتوافر لديكمعلومات وحقائق كافية لحل المشكلة ويعتمد القرار الحدسي على الغرائز الأساسيةللنفس، بعض المشكلات يجدي فيها القرار المنطقي بينما بعضها يناسبها القرار الحدسيكما في المجالات الآتية:
1) عند وجود نوع من الشك والمجهول مع قليل منالمعلومات.
2) عند محدودية المعلومات والحقائق التي تعطي انطباعاً واضحاً.
3) عند توافر خيارات متساوية من حيث الإيجابيات يصعب الاختيار منها.
يميز القرارالمنطقي بأنه أكثر إثارة لاحترام الآخرين، ويتمتع بسمعة قوية ودقيقة، ويميل الآخرونإلى قبول القرار المنطقي لأنهم يشعرون أنه يزيل عنصر المخاطرة.
قد يكون منالحكمة تغليف القرار الحدسي بغلاف منطقي لكي يتقبله الآخرون بسرور.
الإمعان في التفكير الهادي والمشورة/
عليك أن تفكر ملياً وذلكبمنح نفسك الوقت الكافي للتأمل والنظر في اتخاذ وصنع القرار، ومما يعينك علىذلك:
1- الانتظار: إذا كان شعورك حول صنع القرار لم يتأثر هذا يعني أن القرارصحيح.
2- المشاورة: عليك أن تشاور وتستأنس برأي من حولك خصوصاً إذا كان القرارسيؤثر عليهم فربما تحصل على أفكار جديدة.
3- الاختبار: عليك أن تعمل اختبارللحلول المختلفة لمعرفة أي منها يؤدي إلى نتائج مثلى.
احذر من إطالة مدة دراسةالمشكلة إلى حد لا تصبح مشكلة بل أزمة، فالانتظار مدة قصيرة يطور الوضع بحيث يساعدعلى بلورة الأفكار، ولكن الانتظار طويلاً يمكن أن يؤدي بالأفكار إلىالتحجر.
ميزان المخاطر/
يوجد نسبة لا بأس فيهامن الشك والمجهول في حال صنع القرار ذهنياً.
إن هناك عنصراً شاذاً يمنع حتى أفضلالحلول من أن تصبح حلولاً كاملة، وكلما زادت درجة الشك صار من الأصعب اتخاذ القراربثقة وجراءة. عليك أن تدرك المخاطر المترتبة والمحتملة من جراء صنع القرار، وهذايمنع وجود المفاجآت لديك ويجعلك مستعداً لمواجهة المخاطر.
مراجعة القرار/
قبل اتخاذ أي إجراء تنفيذي عليك مراجعة مااتخذته من قرارات، وهذا الأمر يزيد من ثقتك بأن قرارك صحيح من خلال هذه المراجعة،إن صنع القرار الجيد يجلب لك الراحة والطمأنينة بغض النظر عن نوع القرار الذيتتخذه.
الفصل الخامس
اتخاذ الإجراءات التنفيذيةللحل
وضع خطة تنفيذية/
وضع الخطة تعني معرفة ما يجب فعله، وهي مهمةلمعرفة أن حلولك صحيحة، وهي ترشدك وتوفر لك الطريق الآمن لتطبيق قراراتك، لذا يجبأن تشتمل على ما تريد تنفيذه، ومن يجب عليه التنفيذ، والوقت المحدد للتنفيذ، وهذايعطيك انطباعاً عن تطبيق قراراتك بنجاح.
إيصال وشرح القرارللآخرين/
قبل أن تسارع في تطبيق القرار يجب عليك أولاً أن تشرحه لهمبطريقة تجعلهم يقبلون به، ولكي يحصل هذا الأمر عليك بما يلي:
1) انظر إلى الحلولمن خلال وجهة نظر الآخرين، وكيفية تأثرهم بهذا القرار.
2) عليك أن تشعر الآخرينأن حل المشكلة سوف يحسن الوضع، بمعنى أنك تسوق الحل لديهم، كما يجب عليك أن تجعلهميدركون النتائج السيئة فيما لو لم تحل المشكلة، ومن ثم تعرض عليهم المزايا الجيدةالتي سوف يحصلون عليها من الموافقة على الحل (القرار).
إنجاح الحل/
إنجاح الحلول أو القرارات يتطلب الالتزام والجهد،لذلك عليك أن تفهم وتُفهم ذلك للآخرين حتى ترى قراراتك نور النجاح.
وضع بيان مؤشرات التقدم في التنفيذ/
عند البدء في تنفيذالقرار عليك أن تضع مؤشرات تبين لك أن الأمور تسير وفق ما خطط له وتضمن أن الحلينجح تطبيقاً، وإذا لم توجد هذه المؤشرات قد تجد نفسك أمام مشكلة أخرى تتطلب حلاًآخر فتصبح في دوامة حلول المشاكل التي تعيقك عن التقدم.
الفصل السادس
موقفك من حل المشاكل
الرغبة في معالجة المشاكل/
لا شك أنالرغبة في حل المشاكل تلعب دوراً كبيراً في التأكد من حل هذه المشاكل فعلياً، فهذهالرغبة تولد طاقة دافعة لمعالجة المشاكل، وهذا الأمر يمكنك من:
1) أن تكونإيجابياً في مواجهة السلبيات.
2) أن تكون مستعداً لرؤية المشاكل فرصاً وليسعقبات.
3) أن تعطيك إمكانية تحقيق الحل طاقة مندفعة.
التصميم على حل المشكلة/
كل شخص لديها قدرات خاصة لحل المشاكلحلاً جيداً، فكل ما يحتاجه هو أن يكون مصمماً وعازماً على حل المشاكل، وهذا يتطلبما يلي:
1- أن تكون موضوعاً: عليك أن تنظر إلى الأمور بموضوعية بعيداً عنالعاطفة أو الذاتية، لذا اجعل المشكلة لشخص آخر، وأنت تساعده في حلها.
2- ركزذهنك على المشكلة: اجعل ذهنك مركز على صلب المشكلة بغض النظر عن العوارض والأمورالثانوية، والتي ربما تكون أكثر جاذبية لذهنك.
3- التحلي بالشجاعة: عليك عدمالقبول بالهزيمة والانهزامية، وأن تتمسك بمعتقداتك وتكون جريئاً وحازماً في مواجهةالصعوبات والأزمات، يعطيك أساساً صلباً في موقفك.
الاكتسابمن الخبرة/
إن مجرد حدوث المشاكل هي فرصة للتعلم واكتساب الخبرات والدروسحتى ولو لم تصل إلى حل يرضيك كلياً، فلا توجد مشكلة كانت صغيرة أو كبيرة لا توفر لكخبرة سواء استطعت حلها أم لا.
منافع حلالمشاكل/
1- تتعلم كيفية مواجهة المشاكل.
2- وف تصبح توقعاتك للمشاكلأكثر دقة.
3- تصبح الأفكار الجيدة أكثر حدوثاً.
4- تمتلك قدرة أفضل على صنعالقرار.
5- تصبح أكثر ثقة عند صنع القرار.
6- وف تقلل من التأملات وتنصرف إلىالتطبيق العملي للقرارات.
7-شحذ الذهن والنفس بالشعور الإيجابي في حلالمشاكل.
