الاسس العلميه للتخطيط
تعريف التخطيط:
اختلفت الأراء فى تعريف التخطيط ، وتباينت ، بصورة تؤدى الى تشويش القارى ، وجعله غير قادر على التعرف على الفرق بين تعريف وآخر للتخطيط ، أو تحديد مزايا تعريف عن آخر .
وفى تعريف التخطيط ، فاننا سوف نميز بين ماهو تخطيط ،وما ليس بتخطيط ، فالتخطيط يقصد به ــ فى رأينا ــ " المكر والتدبير "، وذلك تصديقا لقوله تعالى " ومكروا ومكر الله ، والله خير الماكرين "
ويقصد بالمكر فى هذه الاية الكريمة ، التدبير ، وتعنى أن الجاحدين دبروا تدبيرا خفيا ، يحاربون به عيسى ، فأبطل الله كيدهم ، ولم ينجحوا فيما ، أرادوا ،لان الله سبحانه وتعالى أحكم المدبرين وأقواهم .
كذلك قوله سبحانه وتعالى فى سورة الرعد ( قد مكر الذين من قبلهم فلله المكر جميعا يعلم ماتكسب كل نفس وسيعلم الكفار لمن عقبى الدار )
وتعنى هذه الاية الكريمة أن الذين من قبل هؤلاء الكافرين قد دبروا التدبير السيئ لرسلهم ، ولله سبحانه وتعالى تدبير الأمر كله ، فى حاضر الكافرين وقابلهم ، وسيكون الجزاء على مايصنعون ، وهو يعلم ماتعلمه كل نفس ، وسيعلم الكفار يوم القيامة لمن تكون العاقبة الحسنة ، وأنها ستكون للمؤمنين .
وقوله تعالى فى سورة النحل ( وقد مكر الذين من قبلهم فأتى الله بنيانهم من القواعد فخر عليهم السقف من فوقهم وأتاهم العذاب من حيث لا يشعرون )
وتعنى هذه الاية الكريمة أن هؤلاء الكافرين المتكبرين سبقهم من هم أمثالهم الذين دبروا المكايد لأنبيائهم ، واحتالوا فى اضلال الناس ، فأبطل الله كيدهم ، ودمر بلادهم ، وأنزل بهم عذاب النار فى الدنيا من حيث لايتوقعون
وجاء فى قوله تعالى فى سورة النمل ( ومكروا مكرا ، ومكرنا مكرا ، وهم لايشعرون )
وتعنى هذه الاية الكريمة أن هؤلاء المشركين دبروا الفتك بصالح وأهله ، والله من ورائهم قد دبر النجاه لنبيه وأهله ، والهلاك لهم ، وهم لايشعرون بتدبير الله .
وقوله تعالى فى سورة يوسف ( ذلك من أنباء الغيب نوحيه اليك وما كنت لديهم اذ أجمعوا أمرهم وهم يمكرون ) .
وتعن هذه الاية الكريمة أن الذى قصصنا عليك أيها النبى من أخبار الماضى السحيق لم يأتك الا بايحاء منا ، وما كنت حاضرا أخوة يوسف وهم يدبرون أمرهم ومكائهم ، وما علمت بتدبيرهم الا عن طريق الله سبحانه وتعالى .
وقوله تعالى فى سورة فاطر ( ولا يحيق المكر السيئ الا بأهله )
وتعنى هذه الاية الكريمة أن التدبير السيئ لايحيط الا بمن دبروه )
وهكذا تدل الآيات الكريمة التى تم ذكرها ، أن المكر يعنى التدبير والتخطيط والاعداد .
والتخطيط بهذا المعنى يشمل التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل ، وهو يتطلب اتخاذ قرار حاضر بشأن حدث مستقبلى واختيار بديل من عدة بدائل لتنفيذه مستقبلا .
وفى هذا الصدد نفرق بين مفهوم التخطيط ، ومفهوم الخطة ، فالتخطيط ــ كما سبق ذكره ــ يقصد به التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل ، ويتضمن توزيع موارد المنظمة على مختلف الاستخدامات الممكنة ، من أجل تحقيق أهداف المنظمة .
أما الخطة فأنها تتضمن الاجراءات والوسائل التى يجب أن تتبعها الأجزاء المختلفة من المنظمة فى استخدام الموارد المتاحة من أجل تحقيق الاهداف الفرعية التى تتفق مع الهدف العام للمنظمة .
ويعتبر التخطيط الوظيفة الادارية الاولى التى تركز على اعداد تصور بالنتائج التى تسعى المنظمة الى تحقيقها فالتخطيط يسعى الى تقدير ماالذى يراد تحقيقه ، وكيفية هذا التحقيق
ويعد التخطيط من الانشطة الفكرية الهامة للمخطط أو المخططين بالمنظمة ، فهو يضع اطارا منهجيا منتظما ، تستطيع المنظمة من خلاله ، صياغة الاهداف المطلوب تحقيقها ، وتدبير الوسائل اللازمة لتحقيق هذه الاهداف ، وذلك فى حدود الموارد المتاحة ، والاستراتيجيات والسياسات وخطط العمل التى تمكن المنظمة من وضع التصورات التى وردت بالخطة موضع التنفيذ ، ولهذا فان النشاط التخطيطى يعتبر من أهم أنشطة الادارة ، لانه يعد البداية والاساس لكل الانشط الادارية التالية .
وبناء على ماتقدم ، يمكن تعريف التخطيط بأنه " نشاط مجتمعى ومؤسسى مدروس يهدف الى تحقيق غايات معينة ، عن طريق وضع استراتيجية مثلى تقوم على استخدام الامكانيات والموارد المتاحة أفضل استخدام ممكن ، لمواجهة مشكلات معقدة ضمن بيئات وأوضاع معقدة ، ويقترن ذلك بالتزام ونفوذ سياسى لتنفيذ الاستراتيجية المختارة "
والتعريف السابق يشمل كل العناصر التى تنطبق على المفهوم العام للتخطيط وعلى أنواع خاصة من تخطيط التنمية الاقتصادية ، والتخطيط القومى ، والتخطيط الاقليمى ، وتخطيط المواصلات ، والتخطيط الاجتماعى .
وهو تعريف يتسم بالشمولية والتجريد الذى يندرج تحته عدد من فروع التخطيط المختلفة
15:1- 19)
ومن هنا نتعرض لآراء بعض العلماء فى تعريف التخطيط
_ يعرفه على السلمى بأنه :
" تحديد الاعمال أو الانشطة وتقدير الموارد واختيار السبل الافضل لاستخدامها من أجل تحقيق أهداف معينة "
والتخطيط من وجهة نظر على السلمى هو تحديد وتجميع لما تريد أن تقوم بتنفيذه من أعمال وأنشطة وحصره ووضعه فى منظومة متراصة ، وتقدير وجمع الامكانيات البشرية والمادية المطلوبة لتنفيذ هذه الانشطة ، وماهى أفضل السبل لاستخدام هذه الامكانيات من أجل تحقيق الهدف الذى نسعى له والمطلوب الوصول اليه .
بأنه :George Terry_ ويعرفه جورج تيرى
" هو الأختيار المرتبط بالحقائق ووضع واستخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل عند تصور وتكوين الانشطة المقترحة التى يعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة "
ويتضح من تعريف جورج تيرى بأنه هو اختيار أمثل لتحقيق أمور تتعلق بالمستقبل والتنبؤ به وتوقعه ويركز جورج تيرى فى تعريفه للتخطيط على أنه يتعلق بالمستقبل ، أى بما سوف يحدث ، ولذلك يجب أن تكون المرونة أحد خصائص التخطيط الهامة لأجراء المناورات المطلوبة والتى قد تفرضها بعض المواقف حتى يكتب للتخطيط النجاح .
ويعرفه سيد الهوارى بأنه :
" تحديد الاعمال أو الانشطة وتقدير الموارد واختيار السبل الافضل لاستخدامها من أجل تحقيق أهداف معينة "
ويركز سيد الهوارى فى تعريفه للتخطيط على عنصر الامكانات وتقديرها الصحيح بحيث تناسب حجم الاعمال التى يتطلبها التخطيط حت يمكن لهذه الاعمال أن تؤتى ثمارها ، ليس هذا فحسب بل أيضا تحديد أفضل الطرق والسبل لاستخدام هذه الامكانات حيث أنه اذا تلاءم حجم الامكانات من حيث الكم والكيف مع حجم الانشطة المطلوب تنفيذها حققت هذه الانشطة النجاح وحالفها التوفيق وحققت الاهداف المنشودة .
بأنه : Fayol _ ويعرفه هنرى فايول
" التخطيط فى الواقع يشتمل على التنبؤ بما سوف يكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل "
ويركز هنرى فايول فى تعريفه للتخطيط على عملية التنبؤ والمستقبلية حيث يحتوى التخطيط على مجموعة من القرارات يتم تحقيقها فى المستقبل وهذا يتطلب من التخطيط أن يكون مرنا ومن المخطط أن تكون لديه قدرة عالية على التوقع واستنتاج الاعمال المطلوب تنفيذها فى المستقبل والتى تتناسب مع الخطة حتى يمكن تحقيق هدف هذه الخطة
بأنه : Haiman & Hilgert_ ويعرفه هايمان وهيلجرت
" الوظيفة الادارية التى تتضمن مايجب عمله مستقبلا "
: بأنه Goetz _ ويعرفه جوتس
" التقرير سلفا بما يجب عمله وكيف يتم ، ومتى ، وم الذى يقوم به "
_ ويعرف حسن توفيق التخطيط بأنه :
" تحديد الاهداف التى يسعى المشروع لتحقيقها ورسم الخطط والبرامج الكفيلة بتحقيق تلك الاهداف آخذا فى الاعتبار الامكانات والقيود الى تفرضها ظروف المناخ المحيط بالمشروع "
بأنه :New man & Summer _ ويعرفه نيومان وسمر
" التخطيط يطرح مجموعة واسعة من الانشطة تبدأ بالاحساس المبدئى بضرورة عمل شئ ما ، وينتهى بتحديد مايجب عمله والوقت الذى يؤدى فيه هذا العمل ومن المسئول عنه "
_ ويعرفه محيى الدين الأزهرى بأنه :
استقراء للمستقبل من خلال امكانات الحاضر وخبرات الماضى والاستعدادات لهذا المستقبل بوضع أمثل الحلول له بكافة الوسائل الممكنة لتحقيق الاهداف البعيدة والقريبة ووضع بدائل لأية صعوبات محتملة عن طريق تحديد السياسات الكفيلة بتحقيق هذه الاهداف مع وضع البرامج الزمنية لهذه السياسات فى اطار الامكانيات المتاحة والمرتقبة
بأنه :Kockooshken&Athers_ ويعرفه كوكو شكين
" التنبؤ فى مجال التربية البدنية والرياضية هو تنبؤ مدروس للتغيير فى تطوير الاتجاه الرئيسى والنتائج وهذا التطوير يتم على أساس الامكانيات الموضوعة والمتوفرة "
_ ويعرف التخطيط جميل توفيق بأنه :
" التخطيط هو فى الحقيقة ممارسة بعد النظر والاعداد للمستقبل "
(29:2-32)
_ هو ذلك التصور الذي يوضع في اللحظة الحالية محملا بتصور تفصيلي لما سيكون عليه الغد وكأنه محاولة لإستحضار المستقبل على الورق،بمعنى أنه مرحلة التفكير التي تسبق أي عمل في الوحدة،متضمنا تحديد الأهداف، وتحديد المتطلبات اللازمة لتنفيذها،من أموال، أفراد، عدد آلات، خامات،أساليب، وكذلك طرق تنفيذ هذه الأهداف ومواعيدها.
(8).
التخطيط هو كل من العملية التنظيمية للخلق والحفاظ على الخطة ؛النفسية
والعملية للتفكيرفى الانشطة اللازمة لخلق المستقبل المنشود على نحو واسع من سيناريوهات لكيفية الاستجابة لها
(9)
والتخطيط عنصر هام من عناصر الادارة وفى غياب التخطيط لاتكتمل العملية الادارية حيث يغيب عنها أهم عناصرها ألا وهو التخطيط لأن التخطيط يكسب الادارة كلها السرعة المحسوبة فى تحقيق الاهداف بتوجيه جميع الاعمال نحو الهدف مباشرة دون الدخول فى غيابات العشوائية لانه فى غياب التخطيط تتسلل العشوائية والارتجال الى حياتنا ونعيش تحت رحمة الصدفة تتحكم فينا المواقف بدلا من أن نتحكم نحن فيها .
(38:5)
_ تعريف التخطيط من وجهة نظرى :
" عملية تتم بوضع صورة مستقبلية مرغوبا فيها ، مع وضع الوسائل لتحقيق هذا التصور المستقبلى "
نشأة وتطور التخطيط : نجد ان التخطيط يتسم بالشمولية ، بمعنى أن يراعى المخطط بجانب التصاميم والاجراءات والسياسات المادية ، الظروف والعلاقات والخصائص البشرية والحيوانية والروحية والبيئية التى صممت لها هذه النماذج ، أو التى تقوم بتطبيق الاجراءات والسياسات ، أو التى تطبق عليها .
ونتيجة لذلك أدرك المخططون الحاجة الى الاستفادة من العديد من الفنون والعلوم ، كالعمارة ، والاقتصاد السياسى ، وعلوم شئون الدولة ، والعلوم الصحية ، والجغرافيا الطبيعية ، والدعاية ، والاعلام ، وعلم النفس ، وعلم الاجتماع ، وعلم السياسة ، وعلم الادارة ، وغيرها .
ومن خلال هذا التشابك والتداخل ، نشأ علم التخطيط ، وظهرت نظرية للتخطيط تم استنباطها من طبيعة العلاقات التى نشأت بين العلوم المختلفة والتى ساهمت فى تكوين تلك النظرية ، كما ساهمت فى تكوين مناهج البحث والتخطيط .
ووفقا لتحليل " فريدمان " فان التخطيط يعتبر نشاطا مركبا ، ومتنوعا ، يكتسب معالمه من مجموعة تخصصات مختلفة ، توضح ــ فى رأينا ــ مدى التطور الذى حدث فى مفهوم التخطيط ، وفى مناهج البحث فيه ، وقد أرجعها فريدمان الى اربعة اساسية هى :
1- تحليل السياسات :
يقصد به دراسة وتقييم الافكار والاجراءات التى يتم اتباعها أو تطبيقها فى مجالات مختلفة كالسياسة والاقتصاد والادارة والاجتماع وغيرها ، من أجل التعرف على مدى قدرتها على مواجهة مشكلات المجتمع .
ويلجأ المخططون الى هذا الاسلوب لمعرفة ما اذا كانت السياسات المطبقة فى المجالات التى يتم دراستها تحقق الهدف منها ، أم أن هناك بعض المشكلات التى لازالت قائمة ، وتحتاج الى وضع خطة لمواجهتها ووضع الحلول اللازمة لها .
ويعتمد تحليل السياسات على تخصصات اخرى عديدة ، كالادارة العامة ، وهندسة النظم وتحليلها ، والاقتصاد السياسى ، والعلوم السياسية والاجتماعية وغيرها .
2- الاصلاح الاجتماعى :
وهو يمثل النزعة الليبرالية المتحررة لمعالجة المشكلات ، وتعود جذورها الى بداية علم الاجتماع فى القرن التاسع عشر الميلادى ، وفى هذا التوقيت أخذ الفرع الاجتماعى للتخطيط يتسع فى مداركه مستفيدا من عدد من الاعمال و المؤلفات ، مثل مؤلفات " كارل مانهايم " و" أميتاى اتزيونى ".
3- المفهوم التعليمى الاجتماعى :
من خلال هذا المفهوم أصبح التخطيط وسيلة يتم اللجوء اليها للمساهمة فى حل مشكلات المجتمع الاقتصادية والسياسية والاجتماعية وغيرها ، بأسلوب علمى اجتماعى متطور .
4- التحريك الاجتماعى والاقتصادى :
مع زيادة النمو السكانى ، وتعقد المشاكل الاقتصادية ، زادت المشكلات الاجتماعية والسياسية والامنية ، وبدأ التفكير فى كيفية مواجهة تلك المشكلات مواجهة علمية ، من أجل تحقيق حياة أفضل للانسان فى المستقبل ، ومن هنا نشأ علم التفكير فى المستقبل وهو علم التخطيط ، الذى قام على اتجاه أو أكثر من الاتجاهات الاربعة السابق بيانها .
(24:1-28 )
أهمية التخطيط
The Importance of Planning
مما لاشك فيه أن التخطيط ذو أهمية كبيرة ، وهذه حقيقة لاتقبل الجدل ، ورغم ذلك يمكن أن نبرز أهمية التخطيط فى المجال الرياضى فى النقاط التالية :
1- عنصر جوهرى من عناصر الادارة .
2- وجود سياسات واضحة .
3- وجود اجراءات لتسهيل الاعمال .
4- الدقة فى تقدير الامكانيات .
5- الدقة فى التنفيذ.
6- الاستفادة الكاملة من الوقت المتيسر .
7- المساهمة فى نجاح الخطط التدريبية والتعليمية .
8- المحافظة على الاهداف .
9- تسهيل المتابعة .
وحتى ندرك هذه المفاهيم السابقة وتصبح واضحة تجسد الاهمية البالغة للتخطيط ، سوف نتناول كل منها بالشرح المختصر .
1- عنصر جوهرى من عناصر الادارة :
فى غياب التخطيط للانشطة الرياضية بمختلف أنواعها لاتكتمل عملية ادارة هذه الانشطة وبالتالى تصبح الادارة عاجزة عن أداء وظيفتها ولاتحقق الهدف منها . حيث أن العملية الادارية لاتؤدى ةظيفتها بصورة ناجحة الا اذا اكتملت جميع عناصرها ، وغياب عنصر التخطيط يجعلها ادارة غير رشيدة عديمة الجدوى .
2- وجود سياسات واضحة:
السياسات تعنى وجود مجموعة من الاتجاهات العامة التى تنير الطريق أمام الرئيس والمرؤس وكلاهما يسترشد بالسياسات حيث أنها ترسم للجميع الحدود التى لايجوز اغفالها أو الخروج عنها .
فاذا كان من سياسات أحد الاندية الرياضية فى مرحلة من المراحل عدم الاستعانة بالخبرات الاجنبية ، فالكل يعمل فى اطار هذه السياسة وتتم جميع الاعمال بالنادى بالعمالة من الداخل .
ويجب أن ندرك تماما أن السياسات هى أحد عناصر التخطيط ، وفى اغفالها تكون عملية التخطيط ناقصة غير مكتملة وفى هذه الحالة تتعثر وتعجز عن تحقيق الاهداف .
3- وجود الاجراءات لتسهيل الاعمال :
الاجراءات عنصر من عناصر التخطيط ، حيث يشتمل التخطيط ، حيث يشتمل التخطيط على الاجراءات الهامة الضرورية والتى تساعد على اتمام عملية التخطيط لاى نشاط رياضى وفى غياب الاجراءات تكون عملية التخطيط ناقصة حيث يختلف الفكر والتطبيق .
فى وجود الاجراءات تتم الاعمال المطلوبة والتى يشتملها التخطيط بالسرعة والدقة اللازمين وفى غياب الاجراءات يفقد التخطيط الدقة فى التنفيذ والسرعة فى الانجاز .
4- الدقة فى تقدير الامكانيات :
وتقدير الامكانات كما ونوعا بدقة يساعد على نجاح عملية التخطيط حيث يرتبط التخطيط بالواقع ولا يكون دربا من الخيال ، وكم من عمليات تخطيط تمت دون حساب دقيق للأمكانيات واصطدمت بالواقع فكان نصيبها الفشل .
ولاننسى أيضا أن الامكانيات عنصر من عناصر التخطيط وفى عدم وجودها تكون عملية التخطيط ناقصة ، ولنا أن نتصور مصير تخطيط ناقص .
5- الدقة فى التنفيذ:
وتأتى الدقة فى التنفيذ عن طريق البرامج ، وعن طريقا يمكن تحديد مايجب علينا عمله ؟ ومن الذى سوف يقوم بهذا العمل ؟ ومتى يتم ؟ وبأى شئ يتم ؟ ومن أين نبدأ ومن أين ننتهى ؟
- بدون البرامج لايرى التخطيط النور ولايتحقق له الديناميكية التى تحوله من فكر الى واقع ملموس وفعال .
- البرامج عنصر من عناصر التخطيط الهامة وفى غيابها يصبح التخطيط ناقصا . ونحن نحتاج الى تخطيط ناجح قادر على تحقيق الاهداف المرجوة .
6- الاستفادة الكاملة من الوقت المتيسر :
حيث أن التخطيط يكسب الوقت قيمته فهو يعترف ويؤكد اقتصاديات الوقت ، وبالتالى لايكون هناك فاقدا من الوقت فى وجود التخطيط الجيد ، حيث يتم اجاز الاعمال والمهام فى وقت قصير . ولاننسى أن التخطيط يمكننا من أن نستغل الوقت المتيسر أحسن استغلال .
7- المساهمة فى نجاح الخطط التدريبية والتعليمية :
فالتخطيط الكامل يساعد على نجاح الخطط سواء كانت خطط تدريبية أو خطط تعليمية ، حيث أنه باكتمال التخطيط تكون هناك ادارة مكتملة بكل عناصرها . ومن هذا المنطلق نصبح قادرين على تحقيق أهداف الخطط الموضوعة ، وطالما تم تحقيق أهداف الخطط فهى خطط ناجحة .
8- المحافظة على الاهداف :
التخطيط هو الحارس الامين لأهداف اى خطة ، حيث أنه يقوم بالتركيز على هذه الاهداف سواء كانت أهداف عامة أو أهداف اجرائية . وتركيز الأنتباه عليها فهو يحفظها من الضياع أوالاهمال خاصة وأن التخطيط عملية مستقبلية ، ففى وجود التخطيط لاتغيب الاهداف وبالتالى لاتتعرض للتصدع أو الضياع .
9- تسهيل المتابعة :
تم الاتفاق مسبقا ان التخطيط عن طريق برامجه يحدد المهام وأسلوب العمل ونظامه كما أنه يحدد الأهداف المطلوب تحقيقها ، وهذه العوامل كلها يمكن استخدامها كموجات للقياس بطريقة موضوعية للحكم بها على أداء المرؤسين ، والوصول الى نقاط القوة لزيادتها وتعميمها ونقاط الضعف والعمل على ازالتها
33:2 -36)
علاقة التخطيط بالادارة
The Connection Between Planning & Management
هناك علاقة وثيقة بين التخطيط والادارة والنقاط التالية تبرز هذه العلاقة :
أولا :
تتكون الادارة من عدة عناصر وهذه العناصر تشكل فى مجموعها العملية الادارية ويمكن أن تكون هذه العناصر على الوجه التالى :
1- التخطيط .
2- التنظيم .
3- القرار .
4- التوجيه .
5- المتابعة .
يتضح مما سبق أن التخطيط أحد مكونات الادارة :
ثانيا :
اتفقنا مسبقا على أن التخطيط عنصر من عناصر الادارة ولكن هو ليس عنصرا عاديا انما هو عنصرا هاما له أولوية عن بقية العناصر فهو يحتوى على أنسب سبل العمل ويحددها وتحديد الاهداف وكيفية الوصول اليها .
ثالثا :
عناصر الادارة الاخرى وهى التنظيم والقرار والتوجيه والمتابعة يجب عليها أن تعكس هذا التخطيط أى انها تتم لتلبى حاجات التخطيط ، بمعن أن المدير المسئول يجب عليه أن ينظم ويتخذ قرارات ويقوم بالتوجيه والمتابعة لكى يتأكد من تحقيق الهدف الذى تم التخطيط له مسبقا كما هو وارد بالخطة الموضوعة سلفا .
ومعنى هذا أن بقية العناصر الاخرى للعملية الادارية لا تتم بصورة ديناميكية الا بعد وجود التخطيط لأنه فى غياب الأنشطة التخطيطية فاننا من الصعب علينا أن نجد شيئا ننظمه ، ولا مرؤسا نوجهه وبالتالى فلاحاجة لنا بالمتابعة ولن يوجد هناك قرار نتخذه حيث أن كل هذه العناصر هى مجموعة من القرارات .(37:2-38)
من خلال ماسبق اتفق مع الكاتب فى هذه الجزئية ولكنى أرى ان التخطيط عنصر هاما وهام جدا من عناصر الادارة وفى غياب التخطيط ارى ان العملية الادارية لاتكتمل لان التخطيط هو الذى يكسب العملية الادارية السرعة فى تحقيق الاهداف بتوجيه جميع الاعمال نحوالهدف المباشر .
مستويات التخطيط
Levels Of Planning
التخطيط ذات مستويات متعددة ، فهو ليس حكرا على الادارة العليا فقط ، حيث أن كل مستوى ادارى له وظيفة تخطيطية تناسب مستواه وخطته أو المهام المكلف بها وطالما أنه يدير لابد له أن يخطط لأن التخطيط من عناصر الادارة ومثلا.
- المجلس الأعلى للشباب والرياضة يخطط على مستوى الدولة بواسطة ادارة كبيرة تسمى ادارة التخطيط والمتابعة .
- ومديرية الشباب والرياضة بالمحافظة يقوم بالتخطيط لأنشطتها على مستوى المحافظة ويتم ذلك أيضا بواسطة ادارة للتخطيط والمتابعة حيث يتم التخطيط على مستوى المحافظة بالكامل
- مجلس ادارة الاتحاد يقوم بالتخطيط لنوع الرياضة التى يشملها هذا الاتحاد .
- مدير عام النادى يخطط للانشطة الرياضية التى يشملها ناديه .
- كل مشرف رياضى على أحد الانشطة يقوم بالتخطيط للفرق التابعة لهذا النشاط .
وهكذا نجد أن التخطيط يتم فى كل منشأة رياضية بصرف النظر عن حجمها فالكل يخطط طبقا لمستواه ، ويتضح أيضا أن فى المنشأت الرياضية الكبيرة نجد أن هناك أجهزة تساعد رئيس هذه المنشأة فى القيام بعملية التخطيط هذه ... كما هو واضح من نموذج المجلس الأعلى للشباب والرياضة ومديريات الشباب والرياضة فى المحافظات فنجد أن هناك مايسمى بادارة التخطيط والمتابعة للقيام بهذه المهمة .
أما الأدارة الوسطى والصغيرة تتم العملية التخطيطية بها بواسطة المدير شخصيا ومن يرى فيهم الكفاءة فى معاونته فى هذه المهمة التخطيطية .
ممكا سبق يتضح لنا أن التخطيط عملية ذات مستويات ممتعددة وليست مستوى واحد بل الكل يخطط فى ادارته مهما كان حجم هذه الادارة .
(47:2-48)
خصائص التخطيط
1) التخطيط أسلوب موضوعي للتفكير ( تقدير مشكلة معينة واقتراح الحلول المناسبة لها ) .
2) التخطيط تفكير تحليلي دينامي ( عدم اتخاذ قرار دون تحليل سابق للبيانات والمعلومات ذات الصلة )
3) التخطيط تفكير تكاملي يراعي التكامل بين عناصر العملية التربوية من حيث المدخلات والمخرجات .
4) التخطيط يتضمن تفكيراً إسقاطياً ( النظر للمستقبل نظرة غير أكيدة ومليئة بالاحتمالات ) .
5) التخطيط يتسم بطابع الفكر التجريبي ( تحليل البدائل وتجريبها لاختيار أفضلها ) .
6) التخطيط نوع من التفكير المثالي ( يتسم بالخيال والتخيل منطلقاً من الواقع أو الحاضر ) .
7) التخطيط تفكير واضح وصريح ( يضع أمامه جملة من الاحتمالات والقرارات لكل منها مبرراتها وسندها ) .
8) التخطيط عملية تفكير ترتبط بالزمن ( يفكر في اليوم والغد وما بعد الغد ويحدد أوليات الزمن والتوقيت ) .
مبادئ التخطيط
Princples Of Planning
1-الواقعية : تناسب الإمكانيات المتاحة والممكنة مع الأهداف المنشودة .
2- الشمول : أن يكون للخطة السيطرة والتوجيه علي كافة الموارد .
3- المرونة : أن تكون الخطة قادرة علي مواجهة الظروف الطارئة .
4- الاستمرارية : الربط العضوي بين مختلف عمليات التخطيط وبين سابقتها من خطط .
5- الإلزام : بحيث تكون الخطة ملزمة التنفيذ وفقاً للجدول الزمني المحدد لها.
6- المشاركة : مشاركة جميع الأفراد والمؤسسات في تنفيذ الخطة .
7- التنسيق : يقصد بها التنسيق والإجراءات والوسائل .
8- سهولة التنفيذ والمتابعة : بحيث تترجم الخطة إلي إجراءات وخطط أكثر تفصيلاً ثم إسنادها إلي جهاز إداري كفء .
9- مركزية التخطيط ولا مركزية التنفيذ : وتعني أن يتولي الجهاز المركزي للتخطيط إقرار الخطة واتخاذ القرارات الأساسية موضع التنفيذ ولا مركزية التنفيذ ويقصد بها تولي الجهة المنفذة تحقيق الخطة وفق الأهداف والإجراءات والزمن المحدد .
(10)
ويضيف طلحه حسين وعدلة مطر بعض المبادئ الهامة نوجزها فيما يلى:
1- الاعتماد على الاحصائيات السليمة والحقائق العلمية الصحيحة .
2- البعد عن الفردية .
3- مراعاة الامكانات المتيسرة فى المنشأة الرياضية .
4- مراعاة مصالح جميع أفراد الهيئة الرياضية .
(38:6)
مراحل التخطيط
The Stages Of Planning
يوضح د. ابراهيم عبد المقصود و د. حسن الشافعى مراحل التخطيط فى
1- تحديد الهدف بوضوح .
2- جمع الحقائق والمعلومات المتصلة بالمشروع.
3- تبويب المعلومات فى أبواب متجانسة .
4- تحليل هذه المعلومات .
5- وضع فروض العمل على تحقيق الاهداف .
6- وضع عدد من الخطط البديلة .
7- دراسة الخطط واختيار الاصلح منها .
8- وضع برامج التنفيذ وفقا للأولوية والترتيب الزمنى .
(18:4)
ونجد مفتى ابراهيم يضع عدة مراحل للتخطيط اهمها :
1- تحديد أهداف المؤسسة أو المشروع الرياضى بدقة .
2- تحديد وسائل تحقيق الأهداف الموضوعة.
3- جمع البيانات والاحصائيات اللازمة .
4- وضع اطار لخطط بديلة والمفاضلة بينها .
5- تقسيم الخطة الى خطط فرعية .
6- تحديد المدد الزمنية للخطط الفرعية ، وتحديد أولويات التنفيذ .
7- الاعلان عن الخطة داخل المؤسسة أو الهيئة الرياضية .
(31:7)
فى حين يوضح د . عبد الحميد شرف مراحل التخطيط فىمرحلتين رئيسيتين هما :
أولا : المرحلة التحضيرية :Preparatory Stagc
وتتكون هذه المرحلة من عدة نقاط أهمها مايلى :
1- تحديد الاهداف :
يتم فى هذه الخطوة تحديد الاهداف بشكل اجمالى ومحدد ، فى نفس الوقت واضحة وصريحة ويمكن أن يدركها كل من هم تحت التطبيق والمنفذون سواء كانوا لاعبين أو مدربين أو اداريين .
ويراعى أن تكون الأهداف منبثقة من الخطة العامة التى يتم التخطيط لها .
2- جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالهدف وتبويبها وتحليلها :
بعد معرفة الهدف المطلوب فى الخطوة السابقة والذى يسعى التخطيط الى تحقيقه ، وحتى يمكن البدء فى عملية التخطيط يجب أن تكون هناك قاعدة عريضة من المعلومات والحقائق والاحصاءات السليمة النابعة من الواقع ومن خبرات سابقة حيث أن هذه الحصيلة من المعلومات هى التى تساعد على الحل السليم لكل موقف يتضمنه هذا التخطيط . ثم يتم تبويب هذه المعلومات التى تم الحصول عليها سواء حقائق علمية أو احصاءات بشكل متجانس يساعد على سهولة استخدامها والاستفادة منها علما بأن مثل هذه المعلومات تجعل التخطيط عملية ثابتة فعالة وليست عملية عشوائية تأتى من فراغ بل هى قائمة على أسس وقواعد سليمة وصحيحة وهذا يساعدها فى الانطلاق نحو تحقيق الهدف المنشود .
3- وضع الفروض المتعلقة بالمستقبل :
فى هذه الخطوة يتم وضع وصياغة الفروض التى تعكس المستقبل وهذا يتطلب مخططين ذو قدرة عالية على التنبؤ فمثلا
- ماهو المستوى المهارى المتوقع للاعبين بعد انتهاء فترة الاعداد ؟
- هل يتم الاشتراك فى بطولة الجمهورية بكل الفرق المتاحة ؟
- ماهى المراكز التى يمكن أن تحققها الفرق المشتركة ؟
وهكذا وتكون الاجابة على هذه التساؤلات هى الفروض المتوقعة المهم أن تكون فروض طموحة ، وليست خيالية ، فى نفس الوقت لاتكون متواضعة الى حد كبير .
بعد ذلك يتم وضع المواقف الضرورية للتصرف والتى يمكنها تحقيق هذه الفروض .
4_وضع البدائل :
المرونة أحد متطلبات التخطيط الجيد وطرح بدائل كثيرة يكسب التخطيط المرونة المطلوبة ، واذا قلت البدائل جعلت التخطيط جامدا غير قادر على التعامل مع هذه المواقف المتعددة والطارئة والتى قد تظهر أثناء التنفيذ ، وأكيد هذا يجعل التخطيط ناقصا ومتعثرا وقلقا ويتعرض لازمات تؤثر عليه بالسلب مثلا ماذا يتم فى حالة سفر أحد المدربين الى الخارج لمدة عام ، هذا موقف يمكن أن يظهر أثناء التنفيذ فى هذه الحالة . لابد أن يشتمل التخطيط على بدائل تتعامل مع هذا الموقف وقد تكون البدائل هى :
- نكتفى بالموجود من المدربين .
- يتم التعاقد مع أحد المدربين الجدد لفترة مؤقتة .
ثم يتم اختيار البديل الأمثل والذى تسفر عنه عملية التقويم .
5_ تقويم البدائل :
وبعد عرض البدائل الت تتصل بكل المواقف يتم عملية تقويم لهذه البدائل المقترحة وذلك بحساب مميزات وعيوب كل بديل فى ضوء الفروض التى سبق وضعها بمعنى أى من هذه البدائل يخدم هذا الفرض أكثر من غيره وبالتالى يساعد على تحقيق الأهداف .
المهم أن نختار البديل الأكثر مزايا والاقل عيوبا وبذلك يكون هو البديل الأمثل القادر على التعامل مع الموقف المعروض .
6- تحديد الابعاد الزمنية للتخطيط :
يجب أن يدرك المخطط مدى الابعاد الزمنية لعملية التخطيط التى سوف يقوم بها . فهل هو طويل الاجل أم متوسط الاجل أم قصير الأجل .
بمعنى هل هو تخطيط طويل معنى بتجهيز لاعب ناشئ لكى يصل به الى مرحلة العالمية أم تخطيط للتحضير لدورة أولمبية جديدة أم هو تخطيط لخطة تدريب سنوية لتجهيز اللاعبين لبطولة المنطقة مثلا .
بهذه الصورة يظهر لنا المدى الزمنى الذى يجب أن نأخذه فى اعتبارنا وكيف يمكن أن نستعد له بقرارات سليمة لانه بناء على البعد الزمنى يمكن تقدير حجم الامكانيات المادية والبشرية ، وكذلك بقية العناصر الاخرى التى يتطلبها التخطيط وتساعد على نجاحه حيث أن متطلبات التخطيط طويل الاجل تختلف عن التى يحتاجها متوسط الاجل وكذلك قصير الاجل .
ومن هنا نجد تحديد البعد الزمنى للتخطيط عملية من الاهمية بمكان حيث أنها تساعد التخطيط على بلوغ أهدافه .
ثانيا : المرحلة التنفيذية : The Execntive Stage
- وتختص هذه المرحلة بتحقيق عناصر التخطيط الفعلية والتى تتكون من الأتى:
1- السياسات Policies
2- الأجراءات Procedures
3- الأمكانيات Facilities
4- البرامـــج Programmes
وهذه العناصر يتم شرحها بالتفصيل فى عناصر التخطيط .
- وبعد اتمام مرحلة التحضير والتنفيذ لعناصر التخطيط تكون قد تمت عملية التخطيط بأكملها وجاهزة للتنفيذ وتحقيق الأهداف المرجوة منها
– بعد اتمام عملية التخطيط يتضح دو أو مهمة كل قسم من أقسام الادارة العليا وتعتبر هذه المهمة بمثابة خطة فرعية له يقوم كل مدير على مستواه باجراء عملية تخطيط مناسبة لهذه الخطة الفرعية . وهكذا تكون عملية التخطيط مستمرة على كافة المستويات .
عناصر التخطيط
Elements OFPlanning
التخطيط اذن هو عمل افتراضات لما ستكون عليه الاحوال فى المستقبل ثم وضع خطة تبين الاهداف المطلوب الوصول اليها والعناصر الواجب استخدامها وكيفية استخدام هذه العناصر وخط السير والمراحل المختلفة الواجب المرور بها والوقت اللازم لتنفيذ الاعمال ، ويتضمن التخطيط خمسة عناصر هى :
أولا : الأهداف .
ثانيا : السياسات .
ثالثا : الاجراءات .
رابعا : الميزانيات التقديرية .
خامسا : البرامج الزمنية .
أولا : الأهداف :
مالم تكن تعرف بالضبط ماالذى تريد أن تحققه ، فلاتوجد طريقة لمعرفة مدى قربك من تحقيقه ــ تعطيك الاهداف المحددة معيارا نستطيع أن تحدد به تقدمك وفى معظم المؤسسات ، توضع الاهداف الرئيسية للمؤسسة بواسطة الادارة العليا ثم يتم نقلها الى الاقسام أو المجموعات الذين يستخدمون هذه الاهداف كدليل لهم فى رفع أهدافه الخاصة ، وتأخذ عملية اعدا الاهداف وقتا وطاقة ومجهودا ، ويجب أن تخطط لما تريد أن تحققه وتضع الجداول الخاصة بالوقت وتحدد من الذى سيكون مسئولا عن كل وجه من أوجه العمل ـــ ثم تراقب العمل وتقوم بوضع حلول لأية عقبة يمكن أن تعوق تحقيق أهدافك .
فالأهداف هى النتائج المطلوب تحقيقها بالجهد الجماعى ، وهى بهذا نتائج مطلوب تحقيقها فى المستقبل ، فاذا كانت النتائج الطلوب تحقيقها فى المستقبل البعيد فهى أهداف " استراتيجية " واذا كانت أهدافا من الأجل القصير أطلق عليها أهداف تكتيكية ، وعلى ذلك فالاهداف فى الاجل القصير يجب أن تستمد من الأهداف فى الأجل الطويل ، فان ذلك من متطلبات الأستمرارية فى ضوء الظروف المتغيرة .
ويعتبر اختيار الاهداف لمنظومة الادارة للمؤسسة تمثل أحد المراحل الحرجة لنجاحها والتى يتوقف عليها أداء المؤسسة لوقت طويل فيما بعد، ويتم تحديد الاهداف من خلال عدد من المعايير أهمها :
1- يجب أن تكون الأهداف مرتبطة ارتباطا وثيقا بالأهداف العليا للمؤسسة وتخدم الأداء المالى لها .
2- يجب أن توضح الرؤية المستقبلية وتتفق مع التخطيط الطويل لها .
3- يجب أن تصاغ الأهداف بطريقة تسمح بقياسها وتقييم معدل التقدم فى تحقيقها على المدى القصير .
4- يجب أن تكون قابلة للتنفيذ فى ظل القيود والموارد المخططة للمؤسسة .
5- يجب أن تتماشى مع متطلبات وتأثير البيئة التى تعمل فيها المؤسسة .
6- أن يكون مقبولا لدى العاملين بالمؤسسة أو المنظمة .
7- ألا تتركز الأهداف فى شئ ةاحد مثل التركيز على الربح فقط .
8- تحليل الأهداف المركبة الى أهداف تخصصية أو مرحلية .
9- أن تكون نابعة من منطلق النتائج والمتغيرات .
ثانيا : السياسات :
ان ادارة أى عمل ليس من الأمور الميسرة ، فهناك مئات من المشكلات المطلوب حلها ومئات من القرارات الواجب اتخاذها الا أن بعض هذه المشكلات ذات طبيعة متكررة أى تحدث فى فترات كثيرة ، ولذلك فمن الضرورى وضع قواعد تطبيق فى كل الحالات المماثلة وتسمى هذه القواعد السياسات .
اذا كان الهدف يمثل الغاية المنشودة من العمل أو النشاط فالسياسات تمثل مجموعة القواعد والنظم والتعليمات التى تحكم التصرفات وأوجه النشاط الموصل الى الهدف ، فبينما يوضح الهدف مانريد أن نحققه توضح السياسة كيفية التنفيذ .
ويشير كل من كمال درويش ، ومحمد صبحى حسانين الى أن " السياسات تمد المؤسسة بالتوجيهات والأرشادات التى يجب اتباعها عند اتخاذ القرار ، وهذه التوجيهات والارشادات موجهة الى جميع المستويات الادارية بالمؤسسة ، ومجلس الادارة هو الذى يقوم بوضع السياسات التى تحدد سير العمل "
اذن فالسياسات تمثل القرارات أو القواعد التى تحدد سير العمل وتضبط التصرفات والاعمال داخل المنظمة فاذا كانت السياسات متعلقة بأهداف عامة فانها تصبح سياسات عامة ، والسياسة العامة للمؤسسة أو المنظمة ماهى الا الخطوط العريضة أو الأطار الذى تتحرك فى نطاقه المنظمة والعاملين بها وتخضع له اجراءاتها وأوامرها وتعليماتها حتى المعاملات والعلاقات بين العاملين بهذه المنظمة .
ويعرف ديفز Davis نقلا عن حسن أحمد الشافعى السياسة بأنها " تعنى بصفة أساسية تعبير صريح أو ضمنى عن المبادئ والقواعد التى وضعتها القيادة التنفيذية لتسترشد بها المؤسسة وبضبط الفكر والعمل بها " .
وتعتبر السياسات عنصر هام من عناصر عملية التخطيط حيث أنها الخطوة الثانية بعد اختيار الأهداف ، وهى الدعامة الرثيسية التى تحمل فكر الأدارة العليا .
وتتعدد انواع السياسات الأدارية كما أنه يوجد العديد من المعايير التى يتم تقسيم هذه الأنواع وفقا لها ، فقد يتم تقسيم أنواع هذه السياسات على أساس أنها مكتوبة أو غير مكتوبة ، كما قد يتم تقسيمها وفقا لطريقة تكوينها بالمنظمة ، فقد يتم تقسيمها وفقا لحجم المعلومات المتاحة أمام صانعى السياسات ، وأيضا قد يتم تقسيمها وفقا لمجال العمل أو النشاط الذى تنطبق فيه ، وأخيرا فقد يتم تقسيمها وفقا للمستويات التنظيمية بالمؤسسة أو المنظمة .
ثالثا : الاجراءات :
توضح الأجراءات الخطوط التفصيلية للطريقة التى يتم بها تنفيذ الأعمال الروتينية المختلفة مقدما ، وتسمى الاجراءات عرفا بالروتين ، وهى ضرورة للقيام بأى عمل وخاصة تلك الاعمال ذات الطبيعة المتكررة والتى تتكون من عدة مراحل متتابعة ، ولذلك فالاجراءات تعتمد على التتابع الزمنى لتنفيذ عمل معين ، وأن لكل مرحلة من هذا العمل توقيت محدد يجب أن يبدأ فيه وينتهى فيه .
وفى ضوء ماسبق فانه يمكن تعريف الاجراءات بأنها طريقة توضح كيفية تنفيذ الأعمال ، وتغطى الاجراءات كافة الأنشطة التى تمارسها المنظمة ، حيث يوجد لكل نشاط اجراءات خاصة به ، ولكى تحقق الاجراءات فعاليتها لابد أن تكون بسيطة وسهلة ، وتتصف بالمرونة ، وأن تكون مسجلة ومعلقة ، كما يجب أن تعكس كل من الأهداف المرجوة والسياسات الأدارية وتعمل على تحقيقها .
ويشير حسن أحمد الشافعى أن الأجراءات هى " طريقى محددة سلفا عن كيفية تنشيط العمليات والأساس فيها التتابع الزمنى للخطوات المطلوب تنفيذها"
وتعتبر الأجراءات حلقة الوصل بين السياسات والأهداف ويدونها تنفيذ السياسات فاعليتها ، والاجراءات هى تطبيق أمثل لفكر السياسات ، وكلاهما عنصر من عناصر التخطيط . ومن أهم خصائص الاجراءات الوضوح ، والثبات ، أن تنتمى مع سياسة الهيئة الرياضية ، وأن تكون مختصرة ، وأن تكون قابلة للمتابعة بصفة دورية .
رابعا : الميزانيات التقديرية :
تعد الموازنات التقديرية نوع من أعداد الخطط أو الخطط فى صورة مالية أو كمية فبعد تقسيم العمل الى أوجه النشاط أو الوظائف التى يحتويها المشروع يصبح لكل وظيفة أو مجال موضوع لميزانية تقديرية وكذلك موازنات تقديرية خاصة فى الأقسام ، ويتم تجميع كافة الموازنات الوظيفية فى ميزانية موحدة أو رئيسية .
وتمثل الميزانية الترجمة المالية لأسلوب تحقيق الأهداف وبرامج العمل .
كما يشير بكر القبانى الى أن تحديد الميزانيات هو تحديد للوسائل اللازمة لتنفيذ الأهداف المخططة واخراجها من حيز النظر الى حيز العمل . ولذلك فانه يرى أن التخطيط يستلزم تحديد العناصر البشرية ، كما يستلزم تحديد العناصر المالية.
وهناك مجموعة من الاعتبارات والشروط والمبادئ الواجب توافرها فى الميزانيات التقديرية حتى تحقق الهدف منها ويمكن ابراز أهم تلك الشروط فى شكل وصايا تتمثل فى :
1- اتباع مبدأ اللامركزية فى تحضير واعداد الموازنات .
2- أن تكون أداة مساعدة للادارين .
3- مراعاة الموضوعية وواقع الظروف المعاصرة والمتوقعة .
4- تحقيق عنصر التنسيق والتجانس والتكامل بين الموازنات الوظيفية .
5- تسمح الموازنة بمواجهة الحالات الطارئة .
6- أن توزع الموازنة على فترات قصيرة .
خامسا : البرامج الزمنية :
تعتبر البرامج الزمنية خطط صغيرة محدودة مشتقة من الخطط العامة للمنظمة ، كما تعتبر وسيلة لربط العمليات المختلفة لتحقيق هدف معين فيتم باستخدامها تحديد العمليات المراد تنفيذها مع تحديد موعد البدء والانتهاء من كل مرحلة من مراحل عملية معينة ثم يحدد تسلسل العمليات ليتم تحقيق التنسيق والتكامل بينها . وتمثل مرحلة اعداد البرنامج الزمنى مرحلة فكرية سابقة لعمليات التنفيذ ولذلك فاعداد هذا البرنامج يحتاج من معديه الى مهارات فكرية خلاقة وذلك لتحديد مناطق التداخل بين مراحله المتعددة ولعمل التنسيق بين كل برنامج وآخر .
يشير كمال درويش وآخرون (1993م) الى أنه يجب أن تمر المراحل الزمنية بعدة خطوات :
1- تقسيم العمليات المراد انجازها الى عمليات فرعية ثم تقسيم الأخيرة الى عمليات أصغر ، وهكذا يودئ الى تحسين التخطيط وتيسير العمل فى الخطة ، كما أنه يؤدى الى الاهتمام الملائم لكل جزء من أجزاء العمل .
2- اتخاذ قرارات بشأن كيفية تنفيذ العمليات وكم ونوع الامكانات المادية والبشرية الواجب استخدامها لتحقيق الأهداف .
3- تقدير الوقت اللازملكل عملية وفقا لدراسة عملية وبحوث تجريبية .
4- تحديد المسئولية عند تنفيذ البرامج أو أجزاؤه والافراد الذين يقومون بعملية المتابعة بغرض تيسير عملية التقويم
مميزات التخطيط
The Advantages Of Planning
التخطيط ينطوي على كثير من المزايا يمكن إيجازها فيما يلي:ـ
1ـ يساعد التخطيط على تحديد الأهداف المراد الوصول إليها بحيث يمكن توضيحها للعاملين، مما يسهل تنفيذها.
2ـ يساعد التخطيط على تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الأهداف.
3ـ يساعد التخطيط في التنسيق بين جميع الأعمال على أسس من التعاون والانسجام بين الأفراد بعضهم البعض وبين الإدارات المختلفة ما يحول دون حدوث التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ هذه الأعمال.
4ـ يعتبر التخطيط وسيلة فعالة في تحقيق الرقابة الداخلية والخارجية على مدى تنفيذ الأهداف.
5ـ يحقق التخطيط الأمن النفسي للأفراد والجماعات، ففي ظل التخطيط يطمئن الجميع إلى أن الأمور التي تهمهم قد أخذت في الاعتبار.
6ـ يتناول التخطيط محاولة توقع أحداث مما يجعل الإدارة في موقف يسمح لها بتقدير ظروف في ذلك المستقبل وعدم ترك الأمور المحض الصدفة.
7ـ يساعد التخطيط على تحقيق الاستثمار الأفضل للموارد المادية والبشرية مما يؤدي إلى الاقتصاد في الوقت والتكاليف.
8ـ يساعد التخطيط في تنمية مهارات وقدرات المديرين عن طريق ما يقومون به من وضع للخطط والبرامج.
(11)
أنواع التخطيط
تستخدم المنظمات أنواعاً مختلفة من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة. ويمكن تصنيف التخطيط وفقاً
لذلك على ضوء عدة معايير أهمها:
(*أ) التخطيط حسب مدى تأثيره ويشمل:
-التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning .
وهو التخطيط الذي يكون مهماً ويحدث تغيير نوعي في المنظمة وتمارسه الإدارة العليا وتأثيره بعيد المدى ومن أمثلته ، التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو التخطيط لفتح سوق جديدة.
-التخطيط التكتيكي Tactical Planning .
وتمارسه الإدارة الوسطى والعليا وتأثيره متوسط المدى، ويوضع لمساعدة التخطيط الاستراتيجي ومن أمثلته تقدير حجم الطلب على سلعة معينة في السوق.
-التخطيط التشغيلي Operational Planning
وتمارسه الإدارة الوسطى الدنيا وتأثيره متوسط المدى، ويوضح عادة التخطيط التكتيكي ومن أمثلته تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد وقطع الغيار.
(*ب) التخطيط حسب المدى الزمني
-التخطيط طويل المدى Long - range Planning
وهو الذي يغطي فترة زمنية طويلة، ويمكن القول نسبياً أن الفترة خمس سنوات فما فوق هي فترة تخطيط طويل المدى.
-التخطيط متوسط المدى Medium - range Planning
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية ليست بطويلة وليست بقصيرة.. ويغطي في الغالب فترة تزيد عن سنة وتقل عن خمسة سنوات.
-التخطيط قصير المدى Short - Term Planning
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية تقل عن السنة.
(*ج) التخطيط حسب الوظيفة Planning by Functions
-تخطيط الإنتاج Production Planning
ويركز على المواضيع المتعلقة بالإنتاج مثل تدفق المواد الخام والعاملين في إدارة الإنتاج ومراقبة جودة الإنتاج.
-تخطيط التسويق Marketing Planning
ويركز على المواضيع المتعلقة بالتسويق مثل تقييم المنتج، والتسويق والترويج، والتوزيع
-التخطيط المالي Financial Planning
ويركز على القضايا المتعلقة بالجوانب المالية مثل كيفية الحصول على الأموال وكيفية إنفاقها .
-تخطيط القوى العاملة Human - resources planning
ويركز على كل ما يتعلق بالقوى العاملة مثل : الاحتياجات ، والاستقطاب، والتدريب، والتطوير.. الخ.
-تخطيط الشراء والتخزين Purchasing & storage planning
ويركز على تخطيط الشراء والتخزين من حيث الحجم الاقتصادي للشراء والتخزين، ظروف التخزين … الخ
(12)
العوامل المؤثرة على التخطيط
ويمكن إيجاز العوامل المؤثرة على التخطيط في الآتي:
1. صعوبة التنبؤ والحصول على معلومات دقيقة في المستقبل.
2. التكلفة العالية نسبيًّا لتنفيذ عملية التنبؤ بالوسائل العلمية الحديثة.
3. عدم الثقة لدى بعض صانعي القرار في إيقاع الوسائل العلمية في تحديد الأهداف والتنبؤ وإدارة العمل.
4. ميل صانعي القرار إلى الاهتمام بالحاضر وتنفيذ الأعمال بصورة يومية عشوائية؛ مما يستنزف الكثير من الجهود ويضيع العديد من الفرص.
(13)
بعض الأسس اللازم توافرها لتحقيق الفاعلية فى التخطيط:
1- العمل على ايجاد تنبؤات دقيقة
2- ضرورة تحقيق درجات عالية من القبول للخطة الموضوعة .
3- يجب أن تكون الخطة مرموقة ويمكنها أن تحقق نتائج مسموعة
4- تكوين التنظيم الفعال لوظيفة التخطيط
5- ضرورة تحقيق الموضوعية
6- القياس الدقيق للسوق وحصة المنظمة فيه
7- يجب أن نحدد مقدما المعايير التى يتم فى ضوئها استبعاد مشروع ما .
8- ضرورة التقييم المستمر للخطة وضمان تحقق درجة من المرونة .
9- ضرورة مراجعة الخطة الخمسية للمشروع بشكل سنوى .
(3: 26-30)
التخطيط الجيد أو الفعال:
هناك صفات معينة تجعل من التخطيط تخطيطاً فعالاً إلى حد كبير ومن أهمها:
- أن يكون التخطيط مرناً ويتقبل الاستجابة لأي متغيرات.
- أن يتمتع بالواقعية فلا يبالغ في التقديرات ولا يتشائم أكثر من الحد المعقول.
-أن يكون واضحاً وبعيداً عن العموميات.
-أن يشمل كل جوانب المنظمة بمعنى أن يشمل الجوانب الإنتاجية والـمالية.. الخ.
- أن يغطي فترة زمنية معقولة.
(12)
مقومات التخطيط
تتضمن عملية التخطيط الإداري عددًا من المقومات الأساسية تتمثل في تحديد الأهداف، التنبؤ، السياسات والبرامج، والإجراءات، وأخيرًا بلورة طرق العمل ونقصد به الوسائل والإمكانات.
أولاً: الأهداف:ـ
الأهداف هي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل، وإذا كان المطلوب هو تحقيق هذه النتائج في المستقبل البعيد، فإنها تسمى غايات، وأهدافًا استراتيجية، أما إذا كان تحقيقها في الأجل القصير فإنها تسمى أهدافاً تكتيكية.
العوامل الواجب توافرها في الأهداف:ـ
[1] درجة الوضوح:ـ
ووضوح الهدف يحقق مجموعة من المزايا:ـ
ـ المساعدة على توحيد جهود الجماعة لتنفيذ الأهداف.
ـ مساعدة إدارة المنظمة في القيام بوظائفها الأخرى.
ـ المساعدة على تنسيق العمل بين الأفراد والأقسام بشكل واضح ومحدد.
[2] القناعة بالهدف:ـ
كلما زادت قناعة العاملين بالهدف كلما كانت درجة حماس العاملين نحو تحقيق عالية.
[3] الواقعية في الهدف:ـ
والواقعية في الهدف تقوم على الأسس التالية:ـ
ـ أن يكون الهدف الممكن الوصول إليه وليس شيئًا مستحيلاً.
ـ أن تتوافر الإمكانات المادية والبشرية بدرجة تساعد على تحقيق الهدف.
ـ أن يكون الهدف معبرًا عن حاجات العمل وموجهاً إلى تحقيقها كما هو الحال بالنسبة لرغبات وحاجات العاملين، ويعمل على إشباعها.
[4] التناسق والانسجام:ـ
يجب أن تكون الأهداف الموضوع متناسقة مع بعضها البعض بحيث يسهل تنفيذها.
[5] مشروعية الهدف:ـ
يقصد به مدى ملاءمته للقيم والمثل والتقاليد المرعية في المجتمع، وكذلك مراعاته للأنظمة واللوائح والسياسات الحكومية المعمول بها.
[6] القابلية للقياس:ـ
إن وجود مقاييس للأهداف يتيح للإدارة التأكد من مدى تحقيق أهدافها، وهل يتم التنفيذ وفقا لما هو مخطط له أم أن هناك انحرافات في الأداء.
وقد تخضع الأهداف للمقاييس التالية:ـ
[أ] مقياس زمني: أي تحديد فترة زمنية محددة لإنهاء العمل المطلوب.
[ب] مقياس كمي: أي تحديد الكمية التي يراد تنفيذها خلال فترة معينة.
[ج] مقياس نوعي: وهو تحديد النوعية التي يجب أن يظهر عليها الأداء خلال فترة التنفيذ.
ثانيًا التنبؤ:ـ
التنبؤ نشاط ذهني مرتبط بوجود النشاط الإنساني، وهو نتيجة لارتباط النشاط والإنساني بعنصر الوقت، ويعرف التنبؤ بأنه التوقع للتغيرات التي قد تحدث مستقبلاً ، تؤثر بأسلوب مباشر أو غير مباشر على النشاط.
الأمور التي يجب أن تراعى في التنبؤ:ـ
1ـ أن يكون التنبؤ دقيقاً قدر الإمكان.
2ـ أن تكون البيانات والمعلومات التي يعتمد عليها التنبؤ حديثة.
3ـ أن يكون التنبؤ مفيدًا، أي يمكن استخدامه في حل المشكلات.
4ـ غير مكلف: ـ فلا تفوق التكاليف الفائدة الاقتصادية المرجوة منها.
5ـ أن يكون واضحًا.
* ومهما كان التنبؤ دقيقًا فلن يصل إلى حد الصحة الكاملة في جميع الأمور.
ثالثًا: السياسات:ـ
هي مجموعة المبادئ والقواعد التي تحكم سير العمل، والمحددة، سلفا، بمعرفة الإدارة، والتي يسترشد بها العاملون في المستويات المختلفة عند اتخاذ القرارات والتصرفات المتعلقة بتحقيق الأهداف. وهناك فرق بين السياسة والهدف، فالهدف هو ما نريد تحقيقه، أما السياسية فهي المرشد لاختيار الطريق الذي يوصل للهدف.
وتعتبر السياسيات بمثابة مرشد للأفراد في تصرفاته وقراراتهم داخل المنظمة، فهي تعبر عن اتجاهات الإدارة في تحديد نوع السلوك المطلوب من جانب الأفراد أثناء أدائهم لأعمالهم.
مهم جداً:ـ
ويرتبط التخطيط بالسياسية، ذلك أن التخطيط غالباً ما تكون نتيجة التغيير في السياسات أو نظم العمل أو الإجراءات، وذلك بقصد الوصول إلى الهدف المنشود بأحسن الوسائل وبأقل تكلفة.
رابعًا: الإجراءات:
هي بمثابة الخطوات المكتبية والمراحل التفصيلية التي توضح أسلوب إتمام الأعمال وكيفية تنفيذها، والمسؤولية عن هذا التنفيذ والفترة الزمنية اللازمة لاتمام هذه الأعمال.
فهي إذن خط سير لجميع الأعمال التي تتم داخل المنظمة لاتمام هذه الأعمال، فمثلا إجراءات التعيين في الوظيفة تتطلب مجموعة من الخطوات والمراحل التي يجب على طالب الوظيفة أن يمر بها بدءًا من تعبئة نموذج الوظيفة وإجراءات الامتحانات والمقابلات إلى صدور قرار التعيين من الجهة المعنية.
خامسًا: تدبير الوسائل والإمكانات:ـ
إن الأهداف الموضوعة والسياسات والإجراءات المحددة لتنفيذ هذه الأهداف لا يمكن أن تعمل دون وجود مجموعة من الوسائل والإمكانات الضرورية لترجمة هذه الأهداف إلى شئ ملموس ، فهي ضرورية لإكمال وتحقيق الأهداف.
المعايير التي يجب مراعاتها عند تحديد وسائل الخطة وإمكاناتها:ـ
1ـ الدقة في تحديد الاحتياجات.
2ـ الواقعية: يجب أن تراعي الخطة الإمكانات الفعلية والمتوافرة في حينها.
3ـ تحديد المصدر: يفضل أن يقوم المخطط بتحديد المصدر الذي سوف يُستعان به في توفير احتياجات الخطة سواء كانت احتياجات مادية أو بشرية.
4ـ الفترة الزمنية.
5ـ التكلفة المالية التقديرية.
معوقات التخطيط
1ـ عدم الدقة في المعلومات والبيانات
2ـ اتجاهات العاملين: كثيرًا ما تحدث اتجاهات السلبية نحو الخطة أثرًا كبيرًا في عرقلة مسيرتها.
3ـ عدم صحة التنبؤات والافتراضات.
4ـ إغفال الجانب الإنساني: يؤدي إلى تجاهل الخطة للعامل الإنساني إلى مقاومة هؤلاء العاملين للخطة ووضع العراقيل في طريق تنفيذها، مما قد يؤدي إلى فشلها في تحقيق أهدافها.
5ـ الاعتماد على الجهات الأجنبية في وضع الخطة.
6ـ القيود الحكومية.
7ـ عدم مراعاة التغير في الواقع.
8ـ أسباب متعلقة بعدم مراعاة اتباع خطوات التخطيط.
(11)
إعداد الخطة:ـ
إن إعداد الخطط ليس عملاً سهلاً يمكن القيام به في أي وقت وتحت أي ظروف، بل هو عمل ذهني شاق يتطلب بذل جهود كبيرة م الجهة المسؤولة عن وضع الخطط، والإلمام بجوانب عديدة عن المشكلة التي يراد التوصل إليها، وتوفير الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لوضع الخطة ، إن مراعاة تحري الدقة في تحديد جوانب الخطة مسألة حيوية يجب أخذها في الاعتبار عند العزم على إعداد أي خطة، واللجوء إلى الأساليب العلمية في إعداد الخطة والاستفادة قدر الإمكان مما هو متوافر لدى المخطط من المعلومات وبيانات ووسائل وإمكانات مادية وبشرية، وذلك للوصول إلى درجة عالية من الكفاءة والفاعلية في المراحل التي تمر بها الخطة، بدءًا من الإعداد والإقرار إلى التنفيذ والمتابعة.
العوامل والاعتبارات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة:ـ
[1] الوضوح.
[2] المرونة.
[3] المشاركة في وضع الخطة:ـ
مشاركة العاملين في المنظمة شئ ضروري وأساسي لضمان درجة عالية من النجاح عند التنفيذ.
[4] مراعاة الجانب الإنساني:ـ
يجب على المخطط وهو يضع الخطة أن يتذكر دائمًا أنه يتعامل مع عنصر بشري، ذلك أن التنفيذ يتم بواسطة أفراد لهم مجموعة من العواطف والمشاعر، والاستعدادات ولهم دور بارز في إتمام العمل.
[5] دقة المعلومات والبيانات:ـ
إن البيانات الصحيحة والمعلومات الدقيقة هي الأساس الذي تبني عليه الخطة، وعلى أساسها يتم تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة، للخطة والوقت المناسب لتنفيذها والصورة التي سيكون عليها الوضع عند التنفيذ من النواحي الاقتصادية الاجتماعية والسياسية كافة.
[6] الإعلان عن الخطة:ـ
والهدف من إعلان الخطة هو وضع العاملين أو المواطنين في الصورة الحقيقية للأسس التي قامت عليها الخطة والأهداف التي تتوخى تحقيقها.
مراحل اعداد الخطة:ـ
أولاً: مرحلة الإعداد:ـ
وتشمل
1ـ تحديد الأهداف.
2ـ جمع وتحليل البيانات والمعلومات:ـ وذلك بقصد تحليلها ودراستها لمعرفة الأوضاع الحالية والمتوقعة.
3ـ وضع الافتراضات:ـ والإجابة عن كل التساؤلات.
4ـ وضع البدائل وتقويمها.
5ـ اختيار البديل الأنسب.
6ـ تحديد الوسائل والإمكانات اللازمة.
ثانياً: مرحلة الإقرار، أو الموافقة على الخطة
بعد انتهاء المرحلة السابقة تصبح الخطة جاهزة للتطبيق الفعلي،ولكن هذا لا يتم إلا بعد إقرارها من الجهات المختصة، والتي تعطي الإذن بالعمل بموجب هذه الخطة.
ثالثاً: مرحلة التنفيذ
بعد الموافقة على الخطة نبدء في حيز التنفيذ
رابعًا: مرحلة المتابعة
تعتبر مرحلة متابعة الخطة من أهم المراحل في عملية التخطيط. إذ لا ينتهي عمل المخطط بوضع الخطة بل يجب عليه أن يتأكد من تنفيذها وملاحظة أية انحرافات في الخطة والعمل على تلافيها.
والبحث عن أسباب الانحراف يكون بـ
[1] مراجعة الخطة نفسها
[2] مراجعة التنفيذ
[3] الظروف الخارجية
(11)
متطلبات الخطة :
1) وجود قاعدة بيانات .
2) توافر القوي البشرية اللازمة لتنفيذ الخطة .
3) الإعلام بالخطة .
4) المشاركة في وضع الخطة
