الذوق الرفيع
10-11-2006, 09:52 AM
--------------------------------------------------------------------------------
هل أنت إداري ناجح ؟
جميل أن نكون أداريين ناجحين .. هنا فقط .. نكون أو لا نكون .. هنا نستطيع الحكم على ذواتنا بنجاحها في الحياة .. هنا ..
اقرأوا مايلي إذن .. عفوا اقرأوا واستوعبوا وطبقوا إن شئتم
ا ولا ما هي الإدارة:
لقد تعددت الآراء في تعريف الإدارة وهو أمر كثير الحدوث عند محاولة الباحثين لتعريف أي علم من العلوم الإجتماعية والإنسانية ، فالإدارة هي :ـ
العملية الخاصة بتنسيق وتوحيد استخدامات العناصر المادية والبشرية في المنظمة من أموال ، ومواد وعدد ومعلومات ، وأفراد عن طريق تخطيط وتنظيم وتوجيه ومراقبة هذه الجهود ، من أجل تحقيق الأهداف النهائية للمنظمة ".
ومن خلال هذا التعريف نلاحظ أنه لكي تكون هناك إدارة فلا بد من توفر عناصر معينة هي :ــ
1ــ تنسيق وتوحيد الاستخدامات .
2ــ العناصر المادية وغير المادية والبشرية .
3ــ القيام بعدة وظائف هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
4ــ أن تكون هناك أهداف محددة .
كذلك يمكن تعريف الإدارة بأنها " العملية الخاصة بإنجاز الأعمال ".
وهذا التعريف مبسط ولكنه يحمل في طياته ضرورة توفر شروط معينة لكي تكون هناك إدارة.
وتعريف ثالث يقول بأن " الإدارة هي العمل الذي تمارسه الإدارة العليا".
وبهذا تختلف الإدارة عن بقية العناصر الإنسانية في المنظمة التي تتولى التنفيذ للأهداف التي تحددها الإدارة وتشرف على متابعة تنفيذها بوسائل محددة .
الوظائف الأساسية للإدارة
" مبادئ الإدارة"
إن الخطوة الأولى بطبيعة الحال هي تحديد الأهداف لأفراد المجموعة، وهذا التحديد يجب أن يكون واضحا ولا يحتمل اللبس أو الغموض وبحيث يكون معبرا عنه بلغة رقمية إذا كانت العملية الانتاجية تتمثل في وحدات كمية .
وبعد مرحلة تحديد الأهداف تأتي مرحلة أخرى وهذه المرحلة تتمثل في قيامه بتحديد الأعمال ، والكيفية التي يتم فيها التنفيذ . ليس هذا فحسب بل أن على المدير أن يحدد للأعضاء العناصر اللازمة لتنفيذ العمليات وطريقة الانجاز المطلوب .
وبعد الخطوة الأولى تتم الخطوة الثانية وهي التنظيم وهنا وعلى ضوء الخطة المعدة يتم توزيع العمل على أفراد المجموعة . ويتم هذا التوزيع على ضوء عدة اعتبارات منها ، طبيعة العمليات المطلوبة ، الإمكانات والعناصر المادية الموجودة ، وكذلك الأفراد ومستويات الكفاءة والمهارة بينهم .
ويرتبط بتوزيع العمل وتحديد نشاط كل فرد في المجموعة تحديد السلطة أو تفويضها للأفراد لضمان انجاز العمل المطلوب منهم . ففي الجامعة مثلا يتم توزيع العمل على عمداء الكليات على ضوء طبيعة العمل المطلوب منهم والإمكانيات المتاحة للجامعة والمخصصة لكل كلية . غير أن عمداء الكليات لكي يقوموا بتنفيذ العمليات المطلوبة منهم وهو تقديم التعليم في التخصصات المختلفة لا بد وأن تكون لديهم سلطات معينة يمارسونها من أجل أن تتولى الأقسام العلمية وأعضاء هيئة التدريس عملية التدريس كل في حقل تخصصه في الوقت والمكان المحددين له .
ويستتبع عملية توزيع العمل وتفويض السلطة أن يترتب على ذلك وجود عدد من العلاقات بين الأفراد والأقسام داخل المجموعة . هذه العلاقات هي بطبيعة الحال نتيجة حتمية لتوزيع العمل وتحديد السلطات . ففي مثالنا السابق نجد أن عملية توزيع العمل وتحديد السلطات للعمداء المختلفين في الجامعة يترتب عليه أن يعرف كل عميد عملياته وواجباته وسلطاته ويتعامل مع العمداء الآخرين على ضوء هذه الحدود. وتسمى هذه الخطوة الإدارية وهي خطوة توزيع الأعمال ، وتفويض السلطات وتنظيم العلاقات بين الأفراد بالوظيفة التنظيمية أو " العملية التنظيمية " ولكن الخطوتين الإداريتين السابقتين لا تعني تحقيق الهدف المطلوب أو انجاز العمليات المطلوبة . ذلك أن البدء الفعلي في تنفيذ العمليات المطلوبة يستلزم خطوة إدارية أخرى وهي ( التوجه) أي توجيه الأفراد والمجموعات من خلال الأوامر الإدارية والتعليمات والأنظمة ، والاتصالات ، والإشراف القيادي على العمل ، نحو تنفيذ العمليات التي سبق توزيعها على الأفراد أو المجموعات ممثلة في الإدارات والأقسام .
أما الخطوة الرابعة :ــ
من عمل المدير أو وظيفته الإدارية فتهدف إلى التأكد إلى أن ما يتم تنفيذه يتطابق تماما مع الخطط التي سبق وأن حددت في المرحلة الأولى ومع الأهداف المرسومة . فإذا كانت مثلا أهداف الإدارية قد حددت على أساس أن يتم استنتاج عشرة آلاف وحدة مكيف هواء من مواصفات معينة للسنة القادمة ، وتم تخطيط العلم على هذا الأساس فإن ما هو مطلوب الآن هو التأكد من أن العمل الذي يتم تنفيذه يسير فعلا نحو تحقيق هذا الهدف . ولو حدث مثلا أن لاحظ المدير أن هناك اختلافا في النتائج أو سوء فهم لبعض الأوامر والتعليمات فإنه والحال كذلك لا بد وأن يقوم باتخاذ إجراءات تصحيحية عاجلة لوضع الأمور في نصابها المحدد.
وباختصار فإن هذه الخطوة تتضمن الإجابة على عدة أسئلة هي : ماهو مستوى الأداء المطلوب ؟ وكيف ينفذ الآن ؟ وماهو الإجراء الذي ينبغي أن يؤخذ في حالة اختلاف النتائج عن الأهداف ؟
هذه الوظيفة الإدارية تسمى بالرقابة وهي تتم من خلال مقارنة مستويات الأداء وفقا للمعايير المحددة بالنتائج وإذا ما اختلف الأداء عن النتائج المطلوبة فإن الإجراءات التصحيحية لا بد وأن تأخذ مكانها عندئذ . وهذه الإجراءات قد تشتمل على واحد أو أكثر مما يلي : تغيير مسار بعض التعليمات أو الأوامر ، تعديل واجبات بعض الأفراد أو الأقسام ، تعديل السلطات المفوضة للأفراد أو الإدارات ، أو تغيير الخطة والهدف .
وتقبلوا مني فائق الحب والتقدير ،
ودمتم أحبتي بكل ود
هل أنت إداري ناجح ؟
جميل أن نكون أداريين ناجحين .. هنا فقط .. نكون أو لا نكون .. هنا نستطيع الحكم على ذواتنا بنجاحها في الحياة .. هنا ..
اقرأوا مايلي إذن .. عفوا اقرأوا واستوعبوا وطبقوا إن شئتم
ا ولا ما هي الإدارة:
لقد تعددت الآراء في تعريف الإدارة وهو أمر كثير الحدوث عند محاولة الباحثين لتعريف أي علم من العلوم الإجتماعية والإنسانية ، فالإدارة هي :ـ
العملية الخاصة بتنسيق وتوحيد استخدامات العناصر المادية والبشرية في المنظمة من أموال ، ومواد وعدد ومعلومات ، وأفراد عن طريق تخطيط وتنظيم وتوجيه ومراقبة هذه الجهود ، من أجل تحقيق الأهداف النهائية للمنظمة ".
ومن خلال هذا التعريف نلاحظ أنه لكي تكون هناك إدارة فلا بد من توفر عناصر معينة هي :ــ
1ــ تنسيق وتوحيد الاستخدامات .
2ــ العناصر المادية وغير المادية والبشرية .
3ــ القيام بعدة وظائف هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
4ــ أن تكون هناك أهداف محددة .
كذلك يمكن تعريف الإدارة بأنها " العملية الخاصة بإنجاز الأعمال ".
وهذا التعريف مبسط ولكنه يحمل في طياته ضرورة توفر شروط معينة لكي تكون هناك إدارة.
وتعريف ثالث يقول بأن " الإدارة هي العمل الذي تمارسه الإدارة العليا".
وبهذا تختلف الإدارة عن بقية العناصر الإنسانية في المنظمة التي تتولى التنفيذ للأهداف التي تحددها الإدارة وتشرف على متابعة تنفيذها بوسائل محددة .
الوظائف الأساسية للإدارة
" مبادئ الإدارة"
إن الخطوة الأولى بطبيعة الحال هي تحديد الأهداف لأفراد المجموعة، وهذا التحديد يجب أن يكون واضحا ولا يحتمل اللبس أو الغموض وبحيث يكون معبرا عنه بلغة رقمية إذا كانت العملية الانتاجية تتمثل في وحدات كمية .
وبعد مرحلة تحديد الأهداف تأتي مرحلة أخرى وهذه المرحلة تتمثل في قيامه بتحديد الأعمال ، والكيفية التي يتم فيها التنفيذ . ليس هذا فحسب بل أن على المدير أن يحدد للأعضاء العناصر اللازمة لتنفيذ العمليات وطريقة الانجاز المطلوب .
وبعد الخطوة الأولى تتم الخطوة الثانية وهي التنظيم وهنا وعلى ضوء الخطة المعدة يتم توزيع العمل على أفراد المجموعة . ويتم هذا التوزيع على ضوء عدة اعتبارات منها ، طبيعة العمليات المطلوبة ، الإمكانات والعناصر المادية الموجودة ، وكذلك الأفراد ومستويات الكفاءة والمهارة بينهم .
ويرتبط بتوزيع العمل وتحديد نشاط كل فرد في المجموعة تحديد السلطة أو تفويضها للأفراد لضمان انجاز العمل المطلوب منهم . ففي الجامعة مثلا يتم توزيع العمل على عمداء الكليات على ضوء طبيعة العمل المطلوب منهم والإمكانيات المتاحة للجامعة والمخصصة لكل كلية . غير أن عمداء الكليات لكي يقوموا بتنفيذ العمليات المطلوبة منهم وهو تقديم التعليم في التخصصات المختلفة لا بد وأن تكون لديهم سلطات معينة يمارسونها من أجل أن تتولى الأقسام العلمية وأعضاء هيئة التدريس عملية التدريس كل في حقل تخصصه في الوقت والمكان المحددين له .
ويستتبع عملية توزيع العمل وتفويض السلطة أن يترتب على ذلك وجود عدد من العلاقات بين الأفراد والأقسام داخل المجموعة . هذه العلاقات هي بطبيعة الحال نتيجة حتمية لتوزيع العمل وتحديد السلطات . ففي مثالنا السابق نجد أن عملية توزيع العمل وتحديد السلطات للعمداء المختلفين في الجامعة يترتب عليه أن يعرف كل عميد عملياته وواجباته وسلطاته ويتعامل مع العمداء الآخرين على ضوء هذه الحدود. وتسمى هذه الخطوة الإدارية وهي خطوة توزيع الأعمال ، وتفويض السلطات وتنظيم العلاقات بين الأفراد بالوظيفة التنظيمية أو " العملية التنظيمية " ولكن الخطوتين الإداريتين السابقتين لا تعني تحقيق الهدف المطلوب أو انجاز العمليات المطلوبة . ذلك أن البدء الفعلي في تنفيذ العمليات المطلوبة يستلزم خطوة إدارية أخرى وهي ( التوجه) أي توجيه الأفراد والمجموعات من خلال الأوامر الإدارية والتعليمات والأنظمة ، والاتصالات ، والإشراف القيادي على العمل ، نحو تنفيذ العمليات التي سبق توزيعها على الأفراد أو المجموعات ممثلة في الإدارات والأقسام .
أما الخطوة الرابعة :ــ
من عمل المدير أو وظيفته الإدارية فتهدف إلى التأكد إلى أن ما يتم تنفيذه يتطابق تماما مع الخطط التي سبق وأن حددت في المرحلة الأولى ومع الأهداف المرسومة . فإذا كانت مثلا أهداف الإدارية قد حددت على أساس أن يتم استنتاج عشرة آلاف وحدة مكيف هواء من مواصفات معينة للسنة القادمة ، وتم تخطيط العلم على هذا الأساس فإن ما هو مطلوب الآن هو التأكد من أن العمل الذي يتم تنفيذه يسير فعلا نحو تحقيق هذا الهدف . ولو حدث مثلا أن لاحظ المدير أن هناك اختلافا في النتائج أو سوء فهم لبعض الأوامر والتعليمات فإنه والحال كذلك لا بد وأن يقوم باتخاذ إجراءات تصحيحية عاجلة لوضع الأمور في نصابها المحدد.
وباختصار فإن هذه الخطوة تتضمن الإجابة على عدة أسئلة هي : ماهو مستوى الأداء المطلوب ؟ وكيف ينفذ الآن ؟ وماهو الإجراء الذي ينبغي أن يؤخذ في حالة اختلاف النتائج عن الأهداف ؟
هذه الوظيفة الإدارية تسمى بالرقابة وهي تتم من خلال مقارنة مستويات الأداء وفقا للمعايير المحددة بالنتائج وإذا ما اختلف الأداء عن النتائج المطلوبة فإن الإجراءات التصحيحية لا بد وأن تأخذ مكانها عندئذ . وهذه الإجراءات قد تشتمل على واحد أو أكثر مما يلي : تغيير مسار بعض التعليمات أو الأوامر ، تعديل واجبات بعض الأفراد أو الأقسام ، تعديل السلطات المفوضة للأفراد أو الإدارات ، أو تغيير الخطة والهدف .
وتقبلوا مني فائق الحب والتقدير ،
ودمتم أحبتي بكل ود