أفضل الطرق للنجاح في تقديم العطاءات والمناقصات
هارولد لويس
عندما تتنافس على عقد أو أي نوع آخر من العمل الذي يتم تعيين الشركة التي تقوم به عن طريق عملية العروض، يكون عليك العمل وفقا لمنهج جاد منظم. تجنب اتخاذ موقف رافض تجاه الإجراءات التي يعينها العملاء المحتملون لمنح العقود, إذ يمكن أن يؤدي هذا إلى أن يهزمك من قدم عطاء أفضل لأنه تعامل مع العرض على أنه جائزة تستحق الفوز بها. عادة ما يتميز مقدمو العطاءات الناجحة بإجادة الكتابة، والعمل الشاق في أبحاث السوق، والتتبع الدقيق لكل تعليمات ومتطلبات المناقصة، ثم يقدمون عروضهم بطريقة مبهرة.
بالمقارنة بهيئات القطاع الخاص، تختلف كثيرا إجراءات تقديم المقترحات والعروض وطلبات التمويل في الهيئات الحكومية، وتتضمن قواعد صارمة على كل مرحلة من مراحل العملية، بدءا من الإعلان العام إلى مرحلة قبول الاقتراح.
يؤكد الكتاب أن إجراءات المناقصات الرسمية الصادرة عن عديد من المؤسسات غير الهادفة للربح والشركات عالية التنظيم تشبه في صرامتها مناقصات القطاع العام.
وقد تختلف عمليات المناقصة على أساس حجم التعاقد، وعادة ما تصنف في واحدة من أربع فئات: إجراءات مفتوحة، إجراءات مقيدة، تفاعل تنافسي، وإجراءات تفاوضية. قد يكون على مقدمي العروض المؤهلين الوفاء بمعايير معينة خاصة بالقوة المالية ومعايير أخرى. عادة ما يتطلب الفوز في المناقصة أن تظهر الشركة فهما للمناقصة وتبين سبب اعتقادها بأنها أفضل من يقوم بها. ولكن لا تصل الشركة إلى هذه المرحلة ما لم تكن تتمتع بالمؤهلات اللازمة لتقديم العرض.
تمنح شركات القطاع الخاص العقود لشركات خارجية لتصبح أكثر كفاءة وتنافسية، لذلك يجب على الشركة المرشحة أن تظهر فهمها لهذه الحقيقة. والعروض الناجحة هي تلك التي تظهر كيف يمكنها تحسين وضع العميل، لذلك تحتاج الشركات المنافسة إلى إظهار قدرتها على الابتكار المنهج المعتدل في التعامل مع المخاطر وخبرة في الإدارة ومستوى عال من الذكاء والمرونة والاستجابة.
تتطلب معظم العطاءات ومنح العقود وطلبات التمويل من المشاركين تقديم معلومات مسبقة قبل التأهل. قد تضطر الشركات المتنافسة إلى تقديم بيان يفيد رغبتها في المشاركة في المناقصة، ومن ثم تقديم معلومات تثبت أن لديها الخبرة المطلوبة، القوة المالية، والامتداد الجغرافي وهكذا.في الاستجابة لطلبات الحصول على المعلومات، ولتحسين فرص فوز الشركة في المناقصة، عليها أن تلتزم بكل التعليمات وتقديم كل عناصر الطلب، وأن تتأكد من توفير جميع المعلومات الضرورية وتنظيمها بدقة. قبل تقديم العطاءات، يجب إقامة عملية إدارة داخلية للتأكد من قدرة الشركة على توريد جميع البنود المطلوبة بحلول الموعد النهائي في المناقصة. مع مراعاة التوازن بين حجم الفرصة واستخدام الموارد لتنفيذ المناقصة، فلا تقدم على عرض أكبر منها.
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة همس الرووح
