بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الأرشيف المدرسي
المقدمة
1. الأرشيف هو تراث الأمة وذاكرتها التي لاستغنى عنها؛ وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبره للمستقبل . وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة؛ فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية؛ وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.
الأرشيف … هو أرشيف ترتب فيه المواضيع سواء على أساس التصنيف أو تاريخ الكتابة أوكلاهما
تعريف الأرشيف :
1-1 التعريف اللغوي :
وردت تعريفـات عديدة حـول كلمة أرشيف و معناها اللغـوي و تاريخهـا و أصلها ، تتفـق هذه التعـاريف و تختلف في جوانب مختلفة و من بينها :
-الأرشيف كلمة يونانيـة الأصل كغيـرها من المصطلحات الكثيـرة _ أرشيون _ أرخيون وتعنـي السلطة .
-كانت كلمة أرشيف تعني مكان إقامـة القاضي أو المكتب العـام وتوسـع استعمال كلمة أرشيف في باقـي اللغـات الأخـرى الأوروبيـة منها والعربيـة فهي فـي الإنجليزيـة ” archives ” وفي الفرنسية ” archive ” والألمانيـة ” archiv ” وفي الإيطاليـة ” archivo “.
1-2 التعريف الاصطلاحي :
جاءت عدة تعريفات اصطلاحية للأرشيف منها :
-تعريف أبو الفتوح حامد عودة: الأرشيف هو مجموعة الوثائق المتعلقة بأعمال أي جهاز إداري (جهة حكومية أو مؤسسة أو ما شابه ذلك ) أو فرد والتي انتهى العمل منها وهي تحفظ بطرق خاصة لغرض صيانتها والمحافظة عليها بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة
-تعريف قاموس أوكسفود الإنجليزي: الأرشيف هو
أولا: المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة وغيرها من الوثائق التاريخية الهامة
ثانيا: هو الوثيقة التاريخية المحفوظة وتطلق أيضا على الوظيفة والمناصب السامية مثل magistration
-تعريف جين كينسون: الأرشيف هو عبارة عن وثائق تكون جزء من المعاملات الرسمية والتي تحفظ للرجوع إليها بطريقة رسمية عند الحاجة لذلك
-تعريف شارل سامران : الأرشيف هو كل الوثائـق و الأوراق المكتوبـة الناتجـة عن نشاط إجماعـي أو فردي بشرط أن تكون قد نظمت ليسهـل الرجـوع إليها عند الحاجة
-تعريف الإيطالي يوقينو : الأرشيف هو التجمـع المنظم للوثائق الناتجة عن فعاليات الدوائر أو المؤسسات أو الأشخاص التي تقرر حفظها لأهميتها السياسية أو القانونية أو الشرعية أو ذلك الشخص
-تعريف الأرشيف في معجم بنهاوي في مصطلحات المكتبات و المعلومـات بأنه : ” مجموعة منظمة من السجلات و الملفـات التي تخص و تتعلـق بإحدى المنظمات أو المؤسسات أو الهيئـات “.
1-3 التعريف القانوني :
لقد عرف القانون 88/ 09 المؤرخ في 7 جمـادى الثانية 1408 الموافق لـ 26 جانفي 1988 و المتعلـق بالأرشيف الوطني في المـادة الثانية الأرشيف كما يلي : يتكون الأرشيف بمقتضى هذا القانـون من مجموعـة الوثائـق المنتجـة أو المستلمـة من الحزب و الدولـة و الجماعـات المحليـة و الأشخاص الطبيعيين و المعنوييـن سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائـزها أو نقلت إلى مؤسسـة الأرشيف المختصـة . وكخلاصة لما سبق ذكره نتوصل إلى أن الأرشيف هو:”كل الأوراق والوثائق مهما اختلفت أشكالهـا وأنواعها وموادها ،والتي أنتجهـا أو أستلمها أوإستعملتهـا هيئـات معينـة خاصة بشخص مـادي أو معنـوي ، حيث يتم جمعهـا للإطلاع عليهـا و الاستفادة منها أثنـاء الحاجـة .
1-4 تعريف الوثيقة الأرشيفية :
جاءت عدة تعريفـات للوثيقـة أهمها :
-«هي وعـاء أو سند يحمل معلومة مهما كان شكلها وقد يكون ورقـا أو شريطا سمعيا بصريـا أو وعاء إلكتروني ( ورق ، شريط فيديو ، شريط سمعي، قرص مضغوط ، وعاء إلكترونـي ) »
-وعرفها القانون 88 / 09 المؤرخ 07 جمادى الثانية عام 1408 الموافـق لـ 26 يناير 1988 في المـادة الثانية : « هي عـبارة عن وثائـق تتضمن أخبـارا مهما يكن تاريخهـا أو شكلهـا أو سنـدها المـادي ، أنتجها أو سلمها أي شخص طبيعيـا كان أو معنويـا أو أيـة مصلحـة أو هيئـة عموميـة كانت أو خاصة أثنـاء ممارسـة نشاطهـا.» ( 9 )
المراجع
1-قبيسي ، محمد.علم التوثيق والتقنية الحديثة.بيروت:دار الآفاق الجديدة،1991
2-ميلاد، ساري علي.الأرشيف ماهيته وإدارته.القاهرة:دار الثقافة للطباعة والنشر
3-عودة، أبو الفتوح حامد.تنظيم المعلومات الصحفية في الأرشيف والمكتبات.القاهرة: المكتبة الانجلو مصرية،1978
4خليفة، عبد العزيز شعبان.المعجم الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات.القاهرة: دار العربي للنشر، 1999
5-الخولي، جمال.الوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق .القاهرة: الدار المصرية اللبنانية،1993
6-المرسوم88/9 في المنشور في الجريدة الرسمية ليوم 26جانفي 1988
سجل الأرشيف
مامفهوم الأرشيف :
هو ذلك التصنيف الذي يهدف إلى إتباع نظام نسقي معين لترتيب الوثائق ترتيبا منهجيا حسب محتوياتها الفكرية أو حسب موضوعاتها ومن ثم يسهل الرجوع لها في أي موضوع من الموضوعات
الهدف من سجل الأرشيف:
إعطاء صورة حقيقية لتاريخ المدرسة من خلال حفظ السجلات والملفات المنتهي العمل فيها بطريقة منظمة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة وهذا السجل له صفة الديمومة.
طريقة إعداد سجل الأرشيف:
1- تدوين الهدف من السجل .
2- ترقيم جميع الصفحات .
3- عمل فهرسة عامة أول السجل .
4- تفتح صفحات للسجل والملفات الدائمة لكل سجل صفحة أو أكثر حسب سرعة استهلاكه, ثم صفحات للملفات, ثم صفحات لسجلات وملفات يحتفظ بها لمدة أربعة سنوات, ثم صفحات لسجلات وملفات يحتفظ بها لمدة ثلاث سنوات.
5- تسجيل السجلات والملفات المطلوب حفظها في الأرشيف كما وردت وفق المادة الخامسة والسبعون من القواعد التنظيمية لمدارس التعليم العام .
6- عند حفظ أي ملف أو سجل في الأرشيف يكتب عليه الأعوام التي استعمل فيها وتحديد ذلك في خانة للملاحظات كما ورد في النموذج المرفق.
7- يتم تسجيل بيانات كشوفات ودفاتر رصد الدرجات للدورين الأول والثاني لجميع المراحل حسب النموذج المرفق مع مراعاة تسجيل الكشوفات من تاريخ بدء المدرسة .
أمور يجب مراعاتها في الأرشيف:
1- تحديد غرفة خاصة للأرشيف وتسميتها .
2- تصنيف السجلات والملفات حسب مسمياتها وفقا للمادة الخامسة والسبعون من القواعد التنظيمية لمدارس التعليم العام.
3- يخصص لكل سجل أو ملف درجا من إدراج الأرشيف مع مراعاة عنونة الأدراج .
4- متابعة نظافة وتنظيم الأرشيف بصفة مستمرة حسب التوزيع الإداري .
5- توفير طفايات الحريق للأرشيف وسطول رمل .
6- الحرص على تهوية الأرشيف من حين لآخر .
7- تزويد الأرشيف بإضاءة وتكييف ومراوح شفط كافية .
سجلات يتم الاحتفاظ بها بصفة دائمة :
1 - سجل نتائج الاختبارات ( دفاتر الرصد للدورين ).
2 – سجل أحوال الموظفات .
3 – سجل المعلومات الإحصائية ( البيانات الإحصائية ).
4 – سجل قيد الطالبات السنوي .
5 – سجل زيارات المشرفات التربويات .
6 – سجل المكتبة ومركز مصادر التعلم .
7 – سجل تسليم الشهادات .
8 – سجل الصادر والوارد .
9 – سجل حضور وغياب الموظفات .
10 – سجل لجنة توجيه وإرشاد الطالبات .
11 – سجل مخالفات الطالبات السلوكية .
12 - سجل الأرشيف.
13- سجل العهدة العام والخاص .
14- سجل تسليم الملفات ( المساعدة والكاتبة ).
15- ملفات الطالبات ( منتظمات / منازل /منقطعات)
ب – سجلات يتم الاحتفاظ بها لمدة أربعة سنوات هي:
1- -بطاقات تقييم الأداء الوظيفي.
2- سجل تقويم الموظفات
3- سجل وملفاتالاختبارات.
4- ملف حصر الغياب.
5- سجل وملفات مصروفات أموال التربية الفنيةوالاقتصاد والصندوق المدرسي
ج – سجلات يتم الاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات هي:
1 – سجلتوجيه وإرشاد الطالبات ( خاص بالمرشدة ).
2 – سجل زيارات الطبيبات .
3 – سجلحضور وغياب الطالبات ( الشامل ).
4 – سجل وملفات النشاط غير الصفي .
5 – سجلمتابعة مديرة المدرسة للمعلمة وتقويمها
( حضور الحصص/متابعة دفاتر التحضير /متابعةدفاتر الطالبات) .
6 – سجل أعمال السنة .
7 – سجل الاجتماعات المدرسية .
8- سجل متابعة الإداريات .
هنااااااااااااااااااااااا ااا السجل
http://www.g111g.com/vb/t133514.html
